Záznam o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů (GDPR)

K čemu slouží formulář Záznam o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů (GDPR)

Formulář Záznam o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů slouží k doložení, že subjekt údajů poskytl správci osobních údajů (např. firmě, instituci nebo jiné organizaci) výslovný a informovaný souhlas se zpracováním jeho osobních údajů. Tento záznam je interní evidenční dokument správce pro účely prokazování zákonnosti zpracování.

Formulář je určen pro všechny organizace a subjekty zpracovávající osobní údaje fyzických osob na základě souhlasu – firmy, instituce, organizace, podnikatele. Je třeba jej uchovávat po celou dobu platnosti souhlasu, případně po dobu nezbytnou pro právní ochranu správce.

Formulář je důležitý, protože záznam o udělení souhlasu je povinný podle Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), konkrétně článku 7 (podmínky pro udělení souhlasu) a článku 30 (povinnost vést záznamy o činnostech zpracování). Správce musí být schopen prokázat, že získal platný souhlas subjektu údajů. Při kontrole ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) slouží tento záznam jako důkaz zákonnosti zpracování. Nedostatečné nebo chybějící záznamy mohou vést k pokutám až do výše 20 milionů eur nebo 4 % z celkového ročního obratu.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře

• Účel formuláře – evidence a prokázání udělení souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů
• Právní základ – Nařízení EU 2016/679 (GDPR) – článek 7 (podmínky souhlasu), článek 30 (záznamy o zpracování)
• Kdo ho vyplňuje – správce osobních údajů (firma, organizace), která získala souhlas
• Kdy se vyplňuje – bezprostředně po získání souhlasu od subjektu údajů
• Forma – interní evidenční dokument správce (papírová nebo elektronická)
• Doba uchování – po celou dobu platnosti souhlasu + doba nezbytná pro právní ochranu správce (obvykle ještě 3-5 let po odvolání)
• Účel záznamu – prokázat zákonnost zpracování při kontrole ÚOOÚ nebo v právních sporech
• Povinné údaje – identifikace subjektu, účel zpracování, typ údajů, datum udělení souhlasu, způsob udělení

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře

Identifikace správce osobních údajů

• Název správce – úplný název firmy nebo organizace vedoucí záznam
• IČO – identifikační číslo organizace
• Sídlo – úplná adresa sídla správce
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail správce
• Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO) – pokud je jmenován, uvést jeho kontaktní údaje

Identifikace subjektu údajů

• Jméno a příjmení – úplné jméno osoby, která souhlas udělila
• Datum narození – pro jednoznačnou identifikaci (pokud je k dispozici)
• Kontaktní údaje – e-mail, telefon, adresa subjektu údajů
• Evidenční číslo – pokud má subjekt přiděleno číslo zákazníka, člena nebo zaměstnance

Datum a způsob udělení souhlasu

• Datum udělení souhlasu – přesné datum (den, měsíc, rok), kdy byl souhlas udělen
• Čas udělení – pokud je relevantní (např. u online souhlasů)
• Způsob udělení souhlasu – písemně, elektronicky (e-mail, webový formulář), ústně (zaznamenaný hovor), SMS
• Místo udělení – kde byl souhlas udělen (na pobočce, online, telefonicky)
• Důkaz o udělení – odkaz na podepsaný formulář, zaškrtnutí políčka, záznam z hovoru, IP adresa

Účel zpracování osobních údajů

• Konkrétní účel – přesné uvedení účelu (např. „zasílání obchodních nabídek", „vedení personální evidence")
• Jeden nebo více účelů – pokud je více účelů, uvést všechny a zaznamenat souhlas s každým zvlášť

Příklady účelů

• Správa zákaznických vztahů
• Zasílání marketingových sdělení (newsletter, reklamní SMS)
• Vedení personální agendy zaměstnanců
• Zajištění bezpečnosti provozovny (kamerový systém)
• Analýza chování zákazníků
• Poskytování služeb na míru

Časté chyby při vyplňování

• Neúplná identifikace subjektu – chybějící jméno, datum narození nebo kontaktní údaje
• Vágní účel zpracování – neurčitý nebo příliš široký účel (např. „pro potřeby společnosti")
• Chybějící datum udělení souhlasu – nezaznamenání přesného data získání souhlasu
• Absence důkazu o udělení – chybějící odkaz na podepsaný formulář nebo elektronický záznam
• Neuvedení doby uchování – nezaznamenání doby, po kterou budou údaje uchovávány
• Chybějící informace o možnosti odvolání – nezaznamenání, že subjekt byl informován o právu odvolat souhlas
• Neaktualizované záznamy – nezaznamenání odvolání souhlasu nebo změn v rozsahu zpracování
• Nedostatečná archivace – ztráta důkazů o udělení souhlasu
• Chybějící podpis odpovědné osoby – u papírové formy chybí podpis správce nebo DPO
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo: Správce osobních údajů (firma, organizace) vyplňuje a uchovává záznam
• Kdy: Bezprostředně po získání souhlasu od subjektu údajů, uchování po celou dobu platnosti souhlasu + 3-5 let
• Komu: Interní evidenční dokument správce, předkládá se ÚOOÚ při kontrole