Záznam o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů (GDPR)

Formulář Záznam o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů slouží k doložení, že subjekt údajů poskytl správci osobních údajů (např. firmě, instituci nebo jiné organizaci) výslovný a informovaný souhlas se zpracováním jeho osobních údajů v souladu s nařízením GDPR – Nařízení (EU) 2016/679 Evropského parlamentu a Rady. Tento záznam je povinný zejména pro správce, kteří zpracovávají osobní údaje na základě souhlasu subjektu, a to i za účelem doložení zákonnosti zpracování při případné kontrole Úřadem pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Formulář je určen pro všechny organizace a subjekty zpracovávající osobní údaje fyzických osob na základě souhlasu. Je třeba jej uchovávat po celou dobu platnosti souhlasu, případně po dobu nezbytnou pro právní ochranu správce. Při vyplňování je nutné dbát na jednoznačnou identifikaci subjektu, účel zpracování, typ zpracovávaných údajů, rozsah souhlasu i možnost jeho odvolání.

Formulář vychází z čl. 7 GDPR, který stanoví podmínky pro udělení souhlasu, a z čl. 30, který upravuje povinnost vést záznamy o činnostech zpracování. Lhůta pro vyplnění není zákonem striktně určena, doporučuje se však souhlas evidovat bezprostředně po jeho získání. Při nesprávném nebo nedostatečném vyplnění může dojít k porušení povinností dle GDPR, což může vést k pokutám ze strany dozorového úřadu.