Zápis z inventarizace

K čemu slouží formulář Zápis z inventarizace

Formulář Zápis z inventarizace slouží k dokumentaci výsledků fyzické a dokladové inventarizace majetku a závazků organizace. Tento proces je nezbytný pro ověření skutečného stavu majetku a jeho souladu s účetní evidencí.

Formulář je určen pro právnické osoby, organizační složky státu, příspěvkové organizace a fyzické osoby podnikající, které mají zákonnou povinnost provádět inventarizaci a vést účetnictví. Díky přehledné struktuře se snadno zorientujete v tom, jaké údaje je třeba zaznamenat a jak správně zdokumentovat výsledky inventarizace.

Formulář je důležitý, protože vyplnění je povinné v souladu s zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví. Správně provedená inventarizace a její dokumentace je základem pro věrné zobrazení majetku v účetnictví a podmínkou pro řádné uzavření účetního období. Nedodržení povinnosti inventarizace může vést k pokutám a problémům při auditu nebo daňové kontrole.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Zápis z inventarizace

• Účel formuláře – dokumentace výsledků fyzické a dokladové inventarizace majetku a závazků organizace
• Právní základ – zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (§ 29 a § 30), vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví
• Kdo ho vyplňuje – právnické osoby, organizační složky státu, příspěvkové organizace, fyzické osoby podnikající vedoucí účetnictví
• Kam se archivuje – v organizaci, předkládá se kontrolním orgánům (finanční úřad, auditoři, zřizovatelé)
• Frekvence provádění – minimálně jednou ročně, zpravidla k 31. prosinci
• Lhůta pro zpracování – podle interních směrnic organizace, obvykle do 31. ledna následujícího roku
• Doba uchování – minimálně 5 let od konce účetního období, ke kterému se vztahuje (§ 31 zákona o účetnictví)
• Povinné údaje – inventarizační komise, inventarizované položky majetku, rozdíly mezi účetním a skutečným stavem

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Zápis z inventarizace

Inventarizační komise

• Složení komise – minimálně 3 členové jmenovaní vedením organizace
• Předseda komise – zodpovědný za organizaci a průběh inventarizace
• Členové komise – nesmí být osoby, které hmotně odpovídají za inventarizovaný majetek
• Jmenování komise – písemné pověření s uvedením jmen, funkcí a rozsahu inventarizace
• Podpisy členů – všichni členové musí podepsat zápis z inventarizace

Druhy inventarizace

• Fyzická inventarizace – skutečné přepočítání, přeměření nebo převážení majetku (zásoby, hmotný majetek, ceniny)
• Dokladová inventarizace – ověření stavu na základě dokladů (pohledávky, závazky, bankovní účty, nehmotný majetek)
• Průběžná inventarizace – inventarizace prováděná postupně během roku u velkých skladů
• Řádná inventarizace – pravidelná roční inventarizace k rozvahovému dni
• Mimořádná inventarizace – prováděná při změně vedení, krádeži, živelné pohromě nebo jiné mimořádné události

Inventarizované položky majetku

• Dlouhodobý hmotný majetek – budovy, stavby, stroje, zařízení, dopravní prostředky
• Dlouhodobý nehmotný majetek – software, licence, ocenitelná práva
• Zásoby – materiál, zboží, nedokončená výroba, hotové výrobky
• Finanční majetek – pokladní hotovost, ceniny, bankovní účty, cenné papíry
• Pohledávky – faktury vystavené, které ještě nebyly uhrazeny
• Závazky – faktury přijité, které ještě nebyly uhrazeny

Zjišťování a evidování inventarizačních rozdílů

• Manko – skutečný stav je nižší než účetní stav (chybějící majetek)
• Přebytek – skutečný stav je vyšší než účetní stav (nadbytečný majetek)
• Přesné kvantifikování rozdílů – uvést přesný počet, hmotnost nebo hodnotu rozdílu
• Příčiny rozdílů – vyšetřit a zdokumentovat důvody vzniku manka nebo přebytku
• Odpovědnost za manko – určit, zda jde o zaviněné manko a kdo za něj odpovídá
• Zaúčtování rozdílů – manko a přebytek musí být řádně zaúčtovány podle účetních předpisů

Popis inventarizovaných položek

• Přesné označení – název, typ, výrobní číslo, inventární číslo
• Umístění – kde se majetek fyzicky nachází (budova, místnost, sklad)
• Stav majetku – technický stav, funkčnost, opotřebení
• Ocenění – pořizovací cena, zůstatková cena, aktuální hodnota
• Účetní stav versus skutečný stav – přehledné uvedení obou hodnot a případného rozdílu

Lhůty pro provedení inventarizace

• Řádná inventarizace – k rozvahovému dni (zpravidla 31. prosinec)
• Toleranční období – fyzická inventarizace může být provedena až 2 měsíce před nebo 1 měsíc po rozvahovém dni (u zásob)
• Zpracování zápisu – podle interních směrnic, obvykle do 31. ledna následujícího roku
• Schválení výsledků – statutárním orgánem nebo vedením organizace do konce lhůty pro zpracování

Způsoby podání

• Papírová forma – ručně vyplněný a podepsaný dokument archivovaný v organizaci
• Elektronická forma – pokud je organizace vybavena systémem pro elektronické dokumenty a schvalování
• Archivace – bezpečné uložení v organizaci, dostupnost pro kontrolní orgány
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vyplňování

• Neúplné složení inventarizační komise – chybějící členové nebo jejich podpisy
• Chybějící údaje o inventarizovaném majetku – nepřesný popis nebo neuvedení inventárního čísla
• Nesrovnalosti mezi účetním a skutečným stavem – nezaznamenané nebo nesprávně kvantifikované rozdíly
• Chybějící vysvětlení příčin manka nebo přebytku – nedostatečné zdůvodnění inventarizačních rozdílů
• Nedodržení lhůt – opožděné provedení inventarizace nebo zpracování zápisu
• Chybějící schválení – nezpracovaný nebo neschválený zápis vedením organizace
• Nesprávné zaúčtování rozdílů – chyby při zaúčtování manka nebo přebytku
• Nedostatečná archivace – nedodržení 5leté archivační lhůty nebo ztráta dokumentů
• Inventarizace vlastním pracovníkem – členy komise nesmí být osoby hmotně odpovědné za inventarizovaný majetek
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – právnické osoby, organizační složky státu, příspěvkové organizace, fyzické osoby podnikající vedoucí účetnictví
• Kdy – minimálně jednou ročně k 31. prosinci, zpracování do 31. ledna, uchování minimálně 5 let
• Komu – archivace v organizaci, předkládání kontrolním orgánům (finanční úřad, auditoři, zřizovatelé)