Žádost o zasílání / zrušení zasílání informací o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců

K čemu slouží formulář Žádost o zasílání / zrušení zasílání informací o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců

Žádost zaměstnavatele o zahájení/zrušení zasílání informací o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců je formulář, který umožňuje zaměstnavatelům automaticky dostávat oznámení, když jejich zaměstnanec nastoupí na neschopenku (dočasnou pracovní neschopnost, DPN) nebo když neschopenka skončí. Tento systém usnadňuje zaměstnavatelům sledování pracovních neschopností zaměstnanců, plánování personálního obsazení a vyúčtování nemocenských náhrad.

Dočasná pracovní neschopnost (DPN, neschopenka) je stav, kdy zaměstnanec nemůže pracovat z důvodu nemoci nebo úrazu. Během neschopenky má zaměstnanec nárok na nemocenské – náhradu mzdy, kterou prvních 14 dnů hradí zaměstnavatel, od 15. dne Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ). Zaměstnavatel potřebuje vědět, kdy zaměstnanec nastoupil na neschopenku a kdy se vrátil, aby mohl správně vyúčtovat mzdu a nemocenské.

Formulář je určen pro zaměstnavatele (firmy, organizace, OSVČ zaměstnávající zaměstnance), kteří chtějí automaticky dostávat informace o neschopenkách svých zaměstnanců od OSSZ, místo aby museli informace zjišťovat ručně. Text vám vysvětlí, jak formulář vyplnit, jaké způsoby zasílání jsou dostupné, co je variabilní symbol a na co si dát pozor.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře

• Účel formuláře – žádost o automatické zasílání informací o dočasných pracovních neschopnostech (DPN) zaměstnanců ze strany OSSZ/PSSZ/MSSZ
• Právní základ – § 116 a § 116a zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění
• Kdo ho podává – zaměstnavatel (právnická osoba nebo fyzická osoba – OSVČ zaměstnávající zaměstnance)
• Kam se podává – příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno podle místa sídla zaměstnavatele
• Kdy se podává – kdykoliv (při zahájení zasílání informací nebo při zrušení zasílání)
• Způsoby zasílání – datová schránka (kompletní informace včetně diagnóz) nebo e-mail (pouze obecná oznámení, detaily na ePortálu ČSSZ)
• Forma podání – osobně, poštou nebo elektronicky (datová schránka)
• Důležité – musíte uvést variabilní symbol, pod kterým jsou zaměstnanci přihlášeni k nemocenskému pojištění

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře

Identifikační údaje zaměstnavatele

Pro právnickou osobu (firma, organizace)

• Název zaměstnavatele – úplný obchodní název společnosti
• IČO – identifikační číslo organizace (8 číslic)
• Adresa sídla – úplná adresa včetně PSČ
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail, kontaktní osoba

Pro fyzickou osobu (OSVČ zaměstnávající zaměstnance)

• Jméno a příjmení – celé jméno podnikatele
• IČO – identifikační číslo podnikatele (8 číslic)
• Adresa sídla/bydliště – úplná adresa včetně PSČ
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail

Kdo může podat žádost?

• Právnické osoby – všechny firmy a organizace, které zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance (s.r.o., a.s., neziskové organizace, státní instituce)
• Fyzické osoby – OSVČ – podnikatelé, kteří zaměstnávají zaměstnance na pracovní smlouvu nebo dohodu
• Podmínka – musíte být registrovaní jako zaměstnavatel na OSSZ a mít přiřazený variabilní symbol

Typ žádosti – zahájení nebo zrušení zasílání

Zahájení zasílání informací

• První žádost – pokud jste dosud nedostávali informace o DPN zaměstnanců a chcete je začít dostávat
• Obnovení zasílání – pokud jste zasílání dříve zrušili a nyní ho chcete obnovit

Zrušení zasílání informací

• Ukončení zasílání – pokud již nechcete dostávat automatická oznámení o DPN zaměstnanců
• Důvody – například ukončení podnikání, outsourcing mzdové agendy, přechod na jinou formu informování

Kam žádost podat

• OSSZ (Okresní správa sociálního zabezpečení) – podle místa sídla zaměstnavatele
• PSSZ (Pražská správa sociálního zabezpečení) – pro zaměstnavatele se sídlem v Praze
• MSSZ Brno (Městská správa sociálního zabezpečení Brno) – pro zaměstnavatele se sídlem v Brně
• Příslušnost – stejná OSSZ, kde jste registrováni jako zaměstnavatel

Způsoby podání formuláře

• Osobně na pobočce OSSZ/PSSZ/MSSZ – můžete formulář přinést osobně a odevzdat na podatelně
• Poštou – klasické poštovní odeslání (doporučujeme doporučeně, abyste měli důkaz o podání)
• Elektronicky přes datovou schránku – nejrychlejší způsob (pokud máte datovou schránku)
• Nelze e-mailem – samotnou žádost nelze podat e-mailem, pouze datovou schránkou nebo papírově
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Proč využít automatické zasílání informací o DPN?

• Usnadnění personální agendy – automaticky dostáváte informace o neschopenkách, nemusíte je zjišťovat ručně od zaměstnanců nebo lékaře
• Rychlá reakce – okamžitě víte, kdy zaměstnanec nastoupil na neschopenku, a můžete operativně řešit náhradu
• Správné vyúčtování mezd – máte přesné údaje o délce neschopenky pro výpočet náhrady mzdy a nemocenského
• Plánování provozu – víte předem, kdy se zaměstnanec vrátí, a můžete lépe plánovat personální obsazení
• Kontrola zneužívání – máte přehled o neschopenkách zaměstnanců a můžete sledovat případné podezřelé vzorce

Nejčastější chyby při vyplňování formuláře

• Chybně nebo neúplně uvedený variabilní symbol (žádost nelze zpracovat)
• Neuvedení způsobu zasílání (datová schránka nebo e-mail)
• Chybná e-mailová adresa (oznámení vám nedojdou)
• Neuvedení ID datové schránky (pokud volíte zasílání do datové schránky)
• Chybějící podpis a razítko zaměstnavatele
• Neuvedení typu žádosti (zahájení nebo zrušení zasílání)
• Chybně uvedené IČO zaměstnavatele
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo podává – zaměstnavatel (právnická osoba nebo fyzická osoba – OSVČ zaměstnávající zaměstnance)
• Kdy – kdykoliv (při zahájení zasílání informací nebo při zrušení zasílání)
• Kam – příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno podle místa sídla zaměstnavatele