Žádanka o přepravu

K čemu slouží formulář Žádanka o přepravu

Žádanka o přepravu je interní firemní formulář, který zaměstnanec (žadatel) vyplňuje pro objednání přepravy osob nebo nákladu v rámci organizace, která zajišťuje vlastní autodopravu. Formulář slouží k evidenci, plánování a realizaci přepravy podle interních předpisů organizace a umožňuje efektivní řízení flotily a kontrolu nákladů.

Žádanka o přepravu se používá především ve veřejných institucích (úřady, nemocnice, školy) nebo větších firmách s vlastním vozovým parkem. Formulář není upraven zákonem, ale podléhá interním směrnicím organizace (například směrnice o správě majetku, provozu vozidel, čerpání rozpočtu). Žádanka by měla být vyplněna včas před plánovanou přepravou (ideálně několik dní dopředu), aby bylo možné rezervovat vozidlo a řidiče.

Typické situace zahrnují:

• Zaměstnanec potřebuje přepravu na služební cestu do jiného města (vyplní žádanku o přepravu osob)
• Oddělení logistiky potřebuje převézt zboží na sklad (vyplní žádanku o přepravu nákladu)
• Vedoucí požaduje přepravu delegace na jednání (vyplní žádanku o přepravu osob)

Formulář je určen pro zaměstnance organizací s vlastním vozovým parkem, kteří potřebují zajistit přepravu.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Žádanka o přepravu

• Účel formuláře – objednání přepravy osob nebo nákladu v rámci organizace s vlastní autodopravou
• Právní základ – interní směrnice organizace (není upraven zákonem)
• Kdo ho vyplňuje – zaměstnanec (žadatel)
• Kdo ho schvaluje – odpovědná osoba v organizaci (vedoucí, ekonom)
• Lhůta – včas před plánovanou přepravou (ideálně několik dní dopředu podle interních pravidel)
• Důležité – škrtněte nehodící se varianty (osoby/náklad), zajistěte úplnost a čitelnost

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Žádanka o přepravu

Typ přepravy

Musíte označit, zda žádáte o přepravu:

• Osob – přeprava zaměstnanců, delegace, hostů
• Nákladu – přeprava zboží, materiálu, dokumentů
• Důležité: Nehodící se variantu škrtněte (například pokud žádáte o přepravu osob, škrtněte "náklad").

Údaje o žadateli

• Jméno a příjmení – celé jméno zaměstnance, který žádá o přepravu
• Oddělení/úsek – kde zaměstnanec pracuje
• Telefon – kontaktní telefonní číslo
• Číslo objednávky – interní číslo objednávky (pokud organizace používá)
• Razítko firmy/oddělení – razítko žadatele nebo oddělení

Přeprava osob

Pokud žádáte o přepravu osob, uveďte:

• Jména cestujících – celá jména všech osob, které budou přepravovány
• Počet osob – kolik lidí bude cestovat

Přeprava nákladu

Pokud žádáte o přepravu nákladu, uveďte:

• Specifikace nákladu – co bude přepravováno (například kancelářský nábytek, dokumenty, zboží)
• Hmotnost – celková hmotnost nákladu v kg
• Rozměry – rozměry nákladu (délka × šířka × výška) v metrech nebo centimetrech

Místo a čas přistavení vozidla

• Místo přistavení – kde má být vozidlo připraveno (adresa, označení budovy, parkoviště)
• Datum a čas – kdy má být vozidlo připraveno

Trasa

• Odkud – výchozí místo (adresa)
• Kam – cílové místo (adresa)
• Případně mezizastávky – pokud je trasa složitější

Účel jízdy

• Důvod přepravy – proč je přeprava potřebná (služební cesta, přesun zboží, jednání)

Požadovaný druh vozidla

• Typ vozidla – jaké vozidlo je potřeba (osobní auto, dodávka, nákladní vůz, mikrobus)
• Kapacita – pokud je relevantní (například 7místné auto, dodávka s ložnou plochou 3 m)

Schválení žádanky

Po vyplnění žadatelem musí žádanku schválit odpovědná osoba:

• Podpis schvalující osoby – vedoucí oddělení, ekonom, ředitel (podle interních pravidel)
• Datum schválení

Doplnění autoopravou

Po schválení žádanky odpovědná osoba za autoprovoz (dispečer, vedoucí garáže) doplní:

• Jméno řidiče – kdo bude řídit vozidlo
• SPZ vozidla – registrační značka přiděleného vozidla
• Další poznámky – například čas odjezdu, předpokládaný čas návratu

Podpisy

• Podpis žadatele – zaměstnanec, který žádá o přepravu
• Podpis schvalující osoby – vedoucí, ekonom
• Podpis odpovědného za autoprovoz – dispečer, vedoucí garáže

Lhůta pro podání žádanky

• Doporučená lhůta: Několik dní dopředu (ideálně 3-5 pracovních dnů) před plánovanou přepravou, aby bylo možné rezervovat vozidlo a řidiče
• Interní pravidla: Lhůta se řídí interními směrnicemi organizace (některé organizace vyžadují podání týden dopředu, jiné 2 dny dopředu)
• Doporučení: Ověřte si interní pravidla vaší organizace pro podávání žádanek o přepravu.

Archivace

• Kopie žádanky: Doporučuje se zachovat kopii žádanky pro archivaci
• Kde: U žadatele (pro vlastní evidenci), u odpovědné osoby za autoprovoz (pro evidenci využití vozidel)
• Jak dlouho: Podle interních archivačních pravidel (obvykle 1-3 roky)

Způsoby podání formuláře

• Osobně – předání žádanky odpovědné osobě nebo na autoprovoz
• Interně – podle interních postupů organizace (například vnitřní pošta, e-mail)
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Nejčastější chyby při vyplňování formuláře

• Neškrtnutí nehodící se varianty (osoby/náklad)
• Chybějící jména cestujících nebo specifikace nákladu
• Chybějící místo a čas přistavení vozidla
• Neúplná trasa (chybí odkud nebo kam)
• Chybějící účel jízdy
• Chybějící podpis žadatele nebo schvalující osoby
• Pozdní podání žádanky (není čas rezervovat vozidlo a řidiče)
• Chybějící kontaktní telefon
• Nečitelné vyplnění
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo vyplňuje: Zaměstnanec (žadatel)
• Kdo schvaluje: Odpovědná osoba v organizaci (vedoucí, ekonom)
• Kdy: Několik dní dopředu před plánovanou přepravou (podle interních pravidel)