K čemu slouží formulář Žádanka o přepravu

Žádanka o přepravu je interní firemní formulář, který zaměstnanec (žadatel) vyplňuje pro objednání přepravy osob nebo nákladu v rámci organizace, která zajišťuje vlastní autodopravu. Formulář slouží k evidenci, plánování a realizaci přepravy podle interních předpisů organizace a umožňuje efektivní řízení flotily a kontrolu nákladů.

Žádanka o přepravu se používá především ve veřejných institucích (úřady, nemocnice, školy) nebo větších firmách s vlastním vozovým parkem. Formulář není upraven zákonem, ale podléhá interním směrnicím organizace (například směrnice o správě majetku, provozu vozidel, čerpání rozpočtu). Žádanka by měla být vyplněna včas před plánovanou přepravou (ideálně několik dní dopředu), aby bylo možné rezervovat vozidlo a řidiče.

Typické situace zahrnují:

Zaměstnanec potřebuje přepravu na služební cestu do jiného města (vyplní žádanku o přepravu osob)
Oddělení logistiky potřebuje převézt zboží na sklad (vyplní žádanku o přepravu nákladu)
Vedoucí požaduje přepravu delegace na jednání (vyplní žádanku o přepravu osob)

Formulář je určen pro zaměstnance organizací s vlastním vozovým parkem, kteří potřebují zajistit přepravu.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Žádanka o přepravu

Účel formuláře – objednání přepravy osob nebo nákladu v rámci organizace s vlastní autodopravou
Právní základ – interní směrnice organizace (není upraven zákonem)
Kdo ho vyplňuje – zaměstnanec (žadatel)
Kdo ho schvaluje – odpovědná osoba v organizaci (vedoucí, ekonom)
Lhůta – včas před plánovanou přepravou (ideálně několik dní dopředu podle interních pravidel)
Důležité – škrtněte nehodící se varianty (osoby/náklad), zajistěte úplnost a čitelnost

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Žádanka o přepravu

Typ přepravy

Musíte označit, zda žádáte o přepravu:

Osob – přeprava zaměstnanců, delegace, hostů
Nákladu – přeprava zboží, materiálu, dokumentů
Důležité - nehodící se variantu škrtněte (například pokud žádáte o přepravu osob, škrtněte "náklad")

Údaje o žadateli

Jméno a příjmení – celé jméno zaměstnance, který žádá o přepravu
Oddělení/úsek – kde zaměstnanec pracuje
Telefon – kontaktní telefonní číslo
Číslo objednávky – interní číslo objednávky (pokud organizace používá)
Razítko firmy/oddělení – razítko žadatele nebo oddělení

Přeprava osob

Pokud žádáte o přepravu osob, uveďte:

Jména cestujících – celá jména všech osob, které budou přepravovány
Počet osob – kolik lidí bude cestovat

Přeprava nákladu

Pokud žádáte o přepravu nákladu, uveďte:

Specifikace nákladu – co bude přepravováno (například kancelářský nábytek, dokumenty, zboží)
Hmotnost – celková hmotnost nákladu v kg
Rozměry – rozměry nákladu (délka × šířka × výška) v metrech nebo centimetrech

Místo a čas přistavení vozidla

Místo přistavení – kde má být vozidlo připraveno (adresa, označení budovy, parkoviště)
Datum a čas – kdy má být vozidlo připraveno

Trasa

Odkud – výchozí místo (adresa)
Kam – cílové místo (adresa)
Případně mezizastávky – pokud je trasa složitější

Účel jízdy

Důvod přepravy – proč je přeprava potřebná (služební cesta, přesun zboží, jednání)

Požadovaný druh vozidla

Typ vozidla – jaké vozidlo je potřeba (osobní auto, dodávka, nákladní vůz, mikrobus)
Kapacita – pokud je relevantní (například 7místné auto, dodávka s ložnou plochou 3 m)

Schválení žádanky

Po vyplnění žadatelem musí žádanku schválit odpovědná osoba:

Podpis schvalující osoby – vedoucí oddělení, ekonom, ředitel (podle interních pravidel)
Datum schválení

Doplnění autoopravou

Po schválení žádanky odpovědná osoba za autoprovoz (dispečer, vedoucí garáže) doplní:

Jméno řidiče – kdo bude řídit vozidlo
SPZ vozidla – registrační značka přiděleného vozidla
Další poznámky – například čas odjezdu, předpokládaný čas návratu

Podpisy

Podpis žadatele – zaměstnanec, který žádá o přepravu
Podpis schvalující osoby – vedoucí, ekonom
Podpis odpovědného za autoprovoz – dispečer, vedoucí garáže

Lhůta pro podání žádanky

Doporučená lhůta - několik dní dopředu (ideálně 3-5 pracovních dnů) před plánovanou přepravou, aby bylo možné rezervovat vozidlo a řidiče
Interní pravidla - lhůta se řídí interními směrnicemi organizace (některé organizace vyžadují podání týden dopředu, jiné 2 dny dopředu)
Doporučení - ověřte si interní pravidla vaší organizace pro podávání žádanek o přepravu

Archivace

Kopie žádanky - doporučuje se zachovat kopii žádanky pro archivaci
Kde - u žadatele (pro vlastní evidenci), u odpovědné osoby za autoprovoz (pro evidenci využití vozidel)
Jak dlouho - podle interních archivačních pravidel (obvykle 1-3 roky)

Způsoby podání formuláře

Osobně – předání žádanky odpovědné osobě nebo na autoprovoz
Interně – podle interních postupů organizace (například vnitřní pošta, e-mail)
Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vyplňování formuláře Žádanka o přepravu

Neškrtnutá varianta přepravy – ve formuláři zůstala neoznačena volba mezi přepravou osob a přepravou nákladu
Chybějící specifikace přepravy – v žádance nejsou uvedena jména cestujících nebo chybí popis převáženého nákladu
Absence místa a času – není přesně specifikováno, kde a v kolik hodin má být vozidlo pro jízdu přistaveno
Neúplně určená trasa – v plánu cesty chybí výchozí bod (odkud) nebo cílová destinace (kam)
Neuvedený účel jízdy – v žádance schází zdůvodnění cesty, které je nutné pro posouzení oprávněnosti
Chybějící schválení – formulář není podepsán samotným žadatelem nebo odpovědnou schvalující osobou
Pozdní podání žádanky – požadavek je odeslán na poslední chvíli, takže nezbývá čas na rezervaci vozidla a řidiče
Absence kontaktního telefonu – chybí telefonní číslo na žadatele nebo odpovědnou osobu pro případ operativních změn
Nečitelné vyplnění formuláře – text je napsán rukou tak nečitelně, že nelze spolehlivě ověřit klíčové údaje
S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

Kdo - zaměstnanec (žadatel)
Kdo - odpovědná osoba v organizaci (vedoucí, ekonom)
Kdy - několik dní dopředu před plánovanou přepravou (podle interních pravidel)

Žádanka o přepravu