Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí

K čemu slouží formulář Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí

Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí slouží k vyúčtování nákladů a výdajů spojených s pracovní cestou zaměstnance do zahraničí a k výpočtu náhrad cestovních výdajů. Vyplňuje ho zaměstnanec po návratu ze zahraniční pracovní cesty podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce a zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách.

Formulář slouží k dokumentaci skutečně vynaložených výdajů a k výpočtu náhrad, na které má zaměstnanec nárok (cestovné, stravné, ubytování, ostatní prokázané výdaje). Je podkladem pro účetní zachycení nákladů a pro daňové účely, kdy správně vyúčtované náhrady nejsou předmětem daně z příjmů ani pojistného.

Nejdůležitější informace o Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí

• Účel formuláře – vyúčtování nákladů a výpočet náhrad za zahraniční pracovní cestu
• Právní základ – zákon č. 262/2006 Sb., zákoníku práce a zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách
• Kdo ho vyplňuje – zaměstnanec po návratu ze zahraniční pracovní cesty
• Komu – zaměstnavateli pro výpočet a výplatu cestovních náhrad
• Náhrady – cestovné, stravné, ubytování, ostatní prokázané výdaje
• Daňové aspekty – správně vyúčtované náhrady nejsou zdanitelným příjmem
• Doklady – povinnost doložit faktury, účtenky a další doklady o výdajích

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí

Právní rámec

• Zákoník práce – § 156-174 upravuje cestovní náhrady
• Zákon o cestovních náhradách – podrobné úpravy výše náhrad a podmínek
• Nařízení vlády – aktuální sazby stravného a dalších náhrad
• Kolektivní smlouva – případné výhodnější podmínky pro zaměstnance

Základní údaje o cestě

• Účel pracovní cesty – důvod a cíl zahraniční cesty
• Místo určení – konkrétní země, město nebo region
• Datum a čas odjezdu – začátek pracovní cesty
• Datum a čas návratu – ukončení pracovní cesty

Osobní údaje

• Jméno a příjmení – zaměstnance vykonávajícího pracovní cestu
• Osobní číslo – identifikace v systému zaměstnavatele
• Organizační útvar – oddělení, které cestu vyslalo
• Funkce/pozice – pracovní zařazení zaměstnance

Doprava a cestovné

• Druh dopravy – letadlo, vlak, autobus, osobní automobil
• Dopravce – název společnosti poskytující dopravu
• Trasa cesty – podrobný itinerář tam i zpět
• Náklady na dopravu – celkové náklady na přepravu

Ubytování

• Název ubytovacího zařízení – hotel, penzion, jiné ubytování
• Adresa ubytování – místo poskytování ubytovacích služeb
• Doba ubytování – počet nocí
• Náklady na ubytování – celková částka za ubytování

Stravné

• Výše stravného – podle sazeb platných pro danou zemi
• Počet dní – doba trvání pracovní cesty
• Snížení stravného – při zajištění stravy zaměstnavatelem
• Výpočet stravného – celková částka náhrady za stravu

Časté chyby při vyplňování formuláře Vyúčtování pracovní cesty do zahraničí

• Nedoložení originálních dokladů o vynaložených výdajích
• Nesprávný přepočet cizích měn podle kurzu České národní banky
• Chybné výpočty stravného nebo jeho nesprávné snížení při zajištění stravy
• Opožděné podání vyúčtování po zákonné nebo smluvní lhůtě
• Neuvedení nebo nesprávné uvedení účelu a místa pracovní cesty
• Nezahrnutí všech nárokovaných výdajů nebo chybějící zdůvodnění

S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – zaměstnanec po návratu ze zahraniční pracovní cesty
• Kdy – obvykle do 10 dnů po návratu s doložením všech výdajů
• Komu – zaměstnavateli pro výpočet a výplatu zákonných cestovních náhrad