Výplatní sáček

K čemu slouží formulář Výplatní sáček

Výplatní sáček je interní firemní formulář, který zaměstnavatel používá pro evidenci vyplácených mezd, záloh a jiných finančních plnění zaměstnancům v průběhu kalendářního roku. Formulář slouží jako praktický nástroj pro potvrzení příjmu ze strany zaměstnance a kontrolu správnosti vyplacených částek. Zaměstnanec svým podpisem potvrzuje převzetí mzdy nebo zálohy za každý měsíc.

Výplatní sáček se využívá zejména při výplatě mzdy v hotovosti nebo když chce zaměstnavatel mít písemný doklad o výplatě pro vnitřní evidenci. Formulář vychází z § 142 a § 144 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, které upravují výplatu mzdy a její dokladování. Výplatní sáček není formulářem podléhajícím povinnému odevzdání státním institucím – slouží pouze pro interní účely zaměstnavatele a zaměstnance.

Typické situace zahrnují:

• Výplata mzdy v hotovosti v malé firmě, kde zaměstnanec podepisuje výplatní sáček
• Výplata zálohy na mzdu uprostřed měsíce (zaměstnanec potvrdí převzetí)
• Mimořádná výplata (například odměna, náhrada), která se eviduje v sekci "Různé výplaty"

Formulář je určen pro zaměstnavatele (především malé a střední firmy), kteří vyplácejí mzdu v hotovosti nebo chtějí mít písemný doklad o výplatě od zaměstnance.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Výplatní sáček

• Účel formuláře – evidence vyplácených mezd, záloh a jiných finančních plnění zaměstnancům (interní doklad)
• Právní základ – zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (§ 142, § 144)
• Kdo ho vyplňuje – zaměstnavatel (mzdová účetní)
• Kdo ho podepisuje – zaměstnanec (potvrzení převzetí mzdy/zálohy)
• Kde se uchovává – u zaměstnavatele (jako doklad o výplatě)
• Důležité – rozdíly ve výplatě musí být reklamovány před opuštěním výplatní místnosti

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Výplatní sáček

Kdy se výplatní sáček používá?

Výplatní sáček se používá především:

• Při výplatě mzdy v hotovosti – zaměstnanec podepisuje při převzetí hotovosti
• Při výplatě zálohy – zaměstnanec potvrdí převzetí zálohy na mzdu
• Pro vnitřní evidenci – zaměstnavatel chce mít písemný doklad o výplatě (i když je mzda vyplácena bankovním převodem)
• Při mimořádných výplatách – odměny, náhrady, jiná plnění
• Důležité: Výplatní sáček není povinný při výplatě mzdy bankovním převodem – v takovém případě slouží jako potvrzení o výplatě výplatní páska nebo výpis z účtu.

Údaje o zaměstnanci

• Jméno a příjmení – celé jméno zaměstnance
• Rok – kalendářní rok, pro který je výplatní sáček veden

Evidence výplat za jednotlivé měsíce

Pro každý měsíc (leden až prosinec) obsahuje výplatní sáček:

Záloha

• Částka – výše zálohy na mzdu vyplacená uprostřed měsíce (pokud se zálohy vyplácejí)
• Podpis zaměstnance – zaměstnanec podpisem potvrdí převzetí zálohy

Výplata

• Částka – výše mzdy vyplacené za daný měsíc (čistá mzda po odečtení daní a pojištění)
• Podpis zaměstnance – zaměstnanec podpisem potvrdí převzetí mzdy
• Důležité: Zaměstnanec podepisuje při každé výplatě – tedy typicky dvakrát měsíčně (záloha + výplata).

Různé výplaty

Sekce "Různé výplaty" slouží pro evidenci mimořádných výplat, které nejsou běžnou mzdou nebo zálohou:

• Datum – den vyplacení mimořádné částky
• Druh výplaty – co bylo vyplaceno (například odměna, náhrada cestovních výdajů, dovolená)
• Částka – výše vyplacené částky
• Podpis zaměstnance – zaměstnanec podpisem potvrdí převzetí

Upozornění o reklamaci

KRITICKÉ: Výplatní sáček obsahuje výslovné upozornění:

"Rozdíly ve výplatě je nutné reklamovat ještě před opuštěním výplatní místnosti. Pozdější reklamace nejsou akceptovány."

Co to znamená:

• Zaměstnanec musí ihned po převzetí mzdy/zálohy zkontrolovat výši a případné rozdíly ihned reklamovat
• Pokud zaměstnanec opustí výplatní místnost bez reklamace, zaměstnavatel nepřijme pozdější reklamaci

Doporučení pro zaměstnance:

• Vždy zkontrolujte vyplacenou částku před podpisem výplatního sáčku
• Porovnejte s výplatní páskou (pokud je vydána)
• Při neshodě okamžitě reklamujte

Uchovávání výplatního sáčku

• Kde: U zaměstnavatele (jako doklad o výplatě)
• Jak dlouho: Po dobu uchovávání účetních dokladů (obvykle 5 let podle zákona o účetnictví)

Způsoby podání formuláře

• Interní dokument – výplatní sáček se nepodává nikam (je součástí vnitřní evidence zaměstnavatele)
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Nejčastější chyby při vyplňování formuláře

• Chybějící podpis zaměstnance při převzetí mzdy/zálohy
• Chybně uvedená částka (nesoulad s výplatní páskou)
• Chybějící datum nebo druh výplaty v sekci "Různé výplaty"
• Zaměstnanec podepíše bez kontroly částky (a pak nemůže reklamovat)
• Neúplné vyplnění (některé měsíce chybí)
• Špatný rok uvedený na výplatním sáčku
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo vyplňuje: Zaměstnavatel (mzdová účetní)
• Kdo podepisuje: Zaměstnanec (při převzetí mzdy/zálohy)
• Kdy: Při každé výplatě mzdy nebo zálohy (typicky měsíčně nebo dvakrát měsíčně)