Ubytovací kniha

K čemu slouží vzor Ubytovací kniha

Ubytovací kniha slouží jako povinná evidence všech ubytovaných osob v ubytovacím zařízení podle zákonných požadavků. Vyplňuje ji provozovatel ubytovacího zařízení a slouží k průběžnému a pravdivému zaznamenávání údajů o všech hostech po celou dobu provozování ubytovací činnosti.

Formulář je nezbytný pro plnění zákonných povinností vůči kontrolním orgánům a správní úřadům. Slouží jako podklad pro kontroly Policie ČR, cizinecké policie, ale také pro výpočet místních poplatků a další administrativní úkony spojené s provozováním ubytovacích služeb.

Nejdůležitější informace vztahující se k Ubytovací knize

• Účel vzoru – povinná evidence všech ubytovaných osob v ubytovacím zařízení
• Právní základ – § 101 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců a zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích
• Kdo ho vede – provozovatele ubytovacích zařízení (hotely, penziony, apartmány)
• Opakování – průběžně po celou dobu provozování ubytovací činnosti
• Doba uchovávání – 6 let od posledního zápisu
• Forma – papírová nebo elektronická, vždy dostupná ke kontrole
• Kontrolní orgány – Policie ČR, cizinecká policie, místní úřady, finanční úřad

Na co si dát pozor při vyplňování vzoru Ubytovací kniha

Povinné údaje o ubytovaných osobách

• Jméno a příjmení – úplné jméno podle dokladů totožnosti
• Datum narození – pro jednoznačnou identifikaci osoby
• Státní příslušnost – důležité zejména u cizinců
• Číslo dokladu totožnosti – občanský průkaz, pas, jiný průkaz totožnosti
• Adresa trvalého bydliště – podle hlášení trvalého pobytu

Údaje o pobytu

• Datum příjezdu – přesný den začátku ubytování
• Datum odjezdu – plánovaný nebo skutečný den ukončení ubytování
• Číslo pokoje – konkrétní místnost nebo ubytovací jednotka
• Počet osob – celkový počet ubytovaných v jedné jednotce
• Způsob úhrady – hotově, kartou, bankovním převodem

Právní povinnosti provozovatele

• Průběžné vedení – záznamy musí být vedeny během celého provozu
• Pravdivost údajů – všechny údaje musí odpovídat skutečnosti
• Úplnost evidence – bez výjimky všichni ubytovaní hosté
• Dostupnost ke kontrole – kdykoliv k dispozici kontrolním orgánům

Forma vedení evidence Ubytovací knihy

• Papírová kniha – tradiční forma s fyzickými záznamy
• Elektronická evidence – moderní digitální systémy
• Hybridní forma – kombinace papírové a elektronické evidence
• Požadavky na software – splnění zákonných požadavků

Doba uchovávání a archivace

• 6 let od posledního zápisu – minimální doba podle zákona
• Způsob archivace – bezpečné uložení před poškozením nebo ztrátou
• Přístupnost – i archivované záznamy musí být dostupné ke kontrole
• Digitální archivace – zálohy a ochrana proti ztrátě dat

Kontrola správnosti údajů v Ubytovací knize

• Ověření dokladů – kontrola totožnosti podle průkazů
• Aktuálnost údajů – zejména u opakovaných hostů
• Čitelnost záznamů – jasné a srozumitelné vyplnění
• Úplnost informací – všechny povinné údaje musí být vyplněny

Časté chyby při vyplňování vzoru

• Neúplné vyplnění identifikačních údajů hostů nebo chybějící čísla dokladů totožnosti
• Zápis pouze hlavního hosta místo všech ubytovaných osob v pokoji
• Nesprávné vedení evidence u cizinců bez kontroly platnosti dokladů
• Opomenutí zápisů u krátkodobých pobytů nebo jen několikahodinových ubytování
• Nečitelné nebo neúplné záznamy znesnadňující kontrolu orgánům
• Nedodržení 6leté archivační lhůty nebo ztráta starších záznamů
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – provozovatele ubytovacích zařízení (hotely, penziony, apartmány)
• Kdy – průběžně po celou dobu provozování ubytovací činnosti, archivace 6 let
• Komu – kontrolním orgánům (Policie ČR, cizinecká policie, místní úřady) ke kontrole