Souhlas k použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě

K čemu slouží formulář Souhlas k použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě

Formulář Souhlas k použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě je určen zaměstnancům, kteří chtějí použít své soukromé vozidlo pro pracovní účely. Tento dokument slouží jako právní potvrzení souhlasu vlastníka vozidla a zaměstnavatele, že zaměstnanec může využít soukromý automobil na služební cestu.

Formulář je určen pro zaměstnance, vlastníky vozidel a personální nebo ekonomická oddělení zaměstnavatelů, kteří potřebují právně zajistit používání soukromých vozidel pro služební účely. Díky přehledné struktuře se snadno zorientujete v povinných údajích a podmínkách používání soukromého vozidla.

Formulář je důležitý, protože používání soukromého vozidla k pracovním cestám je upraveno zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce (§ 157 až § 189 o cestovních náhradách), a zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (§ 24 odst. 2 písm. zh) o výši náhrady za použití soukromého vozidla). Bez písemného souhlasu a řádně vyplněného formuláře nemá zaměstnanec nárok na náhradu nákladů spojených s použitím vozidla a zaměstnavatel může mít problém s uznáním těchto nákladů jako daňově uznatelného výdaje. Navíc je důležité mít doklad o platném pojištění a technické způsobilosti vozidla pro případ nehody či kontroly.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Souhlas k použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě

• Účel formuláře – právní potvrzení souhlasu k použití soukromého vozidla zaměstnance pro pracovní cesty
• Právní základ – zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (§ 157 až § 189), zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (§ 24 odst. 2 písm. zh)
• Kdo ho vyplňuje – zaměstnanec používající soukromé vozidlo a vlastník vozidla (pokud je jiný než zaměstnanec)
• Komu se podává – zaměstnavateli (personální nebo ekonomické oddělení)
• Lhůta pro podání – před uskutečněním pracovní cesty, doporučuje se s dostatečným předstihem
• Schválení – vyžaduje podpis vlastníka vozidla, zaměstnance a oprávněné osoby zaměstnavatele (např. vedoucí)
• Forma podání – písemná (tištěná) nebo elektronická (pokud to zaměstnavatel umožňuje)
• Platnost – obvykle na dobu neurčitou nebo na konkrétní pracovní cestu (podle interní směrnice zaměstnavatele)
• Náhrada nákladů – základní náhrada až 5,30 Kč/km (pro rok 2025), snížená náhrada 1,30 Kč/km podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře

Údaje o zaměstnanci

• Jméno a příjmení – úplné jméno podle občanského průkazu
• Osobní číslo – evidenční číslo zaměstnance v organizaci (pokud je přiděleno)
• Pracovní zařazení – funkce nebo pozice zaměstnance
• Organizační útvar – oddělení nebo úsek, kde zaměstnanec pracuje
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail pro případnou komunikaci

Údaje o pracovní cestě

• Účel cesty – stručný a jasný popis důvodu pracovní cesty (např. „jednání s klientem", „školení", „kontrola pracoviště")
• Výchozí destinace – místo, odkud pracovní cesta začíná (obvykle sídlo zaměstnavatele nebo bydliště zaměstnance)
• Cílová destinace – místo, kam pracovní cesta směřuje
• Datum cesty – přesné datum nebo období trvání pracovní cesty
• Předpokládaná délka trasy – vzdálenost v kilometrech
• Spolucestující – jména dalších osob cestujících ve vozidle (pokud ano)

Specifikace vozidla

• Typ vozidla – osobní automobil, dodávka, motocykl
• Značka a model – výrobce a typ vozidla (např. Škoda Octavia, Ford Focus)
• Registrační značka (SPZ) – státní poznávací značka vozidla
• Obsah válců (cm3) – objem motoru v kubických centimetrech (důležité pro výpočet náhrady)
• VIN (identifikační číslo vozidla) – 17místný kód pro jednoznačnou identifikaci vozidla

Prohlášení vlastníka vozidla

• Vztah k zaměstnanci – je vlastník totožný se zaměstnancem, nebo je to jiná osoba (rodinný příslušník, společník)
• Platné povinné ručení – prohlášení o platném pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla
• Číslo pojistné smlouvy – evidenční číslo smlouvy o pojištění
• Pojišťovna – název pojišťovny, u které je vozidlo pojištěno
• Platnost technického průkazu – potvrzení, že vozidlo má platnou technickou kontrolu (STK) a je způsobilé k provozu
• Datum platnosti STK – datum do kdy je technická kontrola platná

Výše náhrady za použití soukromého vozidla

• Základní náhrada – až 5,30 Kč/km pro rok 2025 (§ 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů)
• Snížená náhrada – 1,30 Kč/km, pokud zaměstnavatel poskytuje bezplatné pohonné hmoty
• Daňová uznatelnost – základní náhrada je plně daňově uznatelná, vyšší náhrady podléhají omezením
• Výpočet náhrady – počet ujetých kilometrů × sazba náhrady
• Doklad o ujetých kilometrech – cestovní příkaz nebo jiný doklad prokazující skutečně ujeté kilometry

Pojištění a odpovědnost

• Povinné ručení – zaměstnanec musí mít platné pojištění odpovědnosti (povinné ručení) podle zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla
• Havarijní pojištění – doporučeno, ale není povinné (kryje škody na vlastním vozidle)
• Odpovědnost za škodu – zaměstnanec odpovídá za škodu způsobenou na vozidle při pracovní cestě podle zákoníku práce
• Úraz při pracovní cestě – úraz na pracovní cestě se považuje za pracovní úraz
• Kontrola pojištění – zaměstnavatel by měl pravidelně kontrolovat platnost pojištění vozidel používaných pro pracovní cesty

Způsoby podání

• Písemná forma – tištěný a podepsaný formulář předaný osobně na personální oddělení
• Elektronická forma – sken podepsaného formuláře nebo elektronický podpis (pokud to zaměstnavatel umožňuje)
• Interní systém – některé společnosti mají vlastní elektronický systém pro schvalování pracovních cest
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vyplňování

• Chybějící registrační značka vozidla – SPZ musí být uvedena přesně a čitelně
• Neuvedení objemu válců – objem motoru je důležitý pro případný výpočet náhrady podle starších pravidel
• Chybějící údaje o pojištění – neuvedení čísla pojistné smlouvy nebo názvu pojišťovny
• Neplatná STK – použití vozidla bez platné technické kontroly
• Chybějící podpisy – formulář musí být podepsán vlastníkem vozidla, zaměstnancem i oprávněnou osobou zaměstnavatele
• Neurčitý účel cesty – vágní nebo chybějící popis důvodu pracovní cesty
• Chybějící datum cesty – neuvedení konkrétního data nebo období
• Nedostatečný předstih – podání formuláře těsně před cestou nebo až po ní
• Neaktuální údaje o vozidle – změna vozidla bez aktualizace formuláře
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – zaměstnanec používající soukromé vozidlo a vlastník vozidla (pokud je jiný)
• Kdy – před uskutečněním pracovní cesty, doporučuje se s dostatečným předstihem
• Komu – zaměstnavateli (personální nebo ekonomické oddělení)