Seznam souhlasů se zpracováním osobních údajů (GDPR)

Seznam souhlasů se zpracováním osobních údajů

Formulář Seznam souhlasů se zpracováním osobních údajů slouží jako přehled pro správce osobních údajů k evidenci souhlasů udělených subjekty údajů. Obsahuje sloupce pro identifikační číslo, jméno a adresu subjektu, účel souhlasu, datum získání a datum expirace, včetně poznámek k dalším informacím. Tento formulář je nástrojem interní dokumentace a umožňuje správci systematicky vést přehled o udělených souhlasech.

Formulář není určen k podání orgánům veřejné správy – slouží výhradně pro interní potřeby správce osobních údajů. Vyplňuje se postupně podle toho, kdy jednotlivé souhlasy subjektů údajů vznikají. Umožňuje plnit povinnost evidence souhlasů podle článku 7 odst. 1 a 3 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).

Tento evidenční nástroj není vázán na konkrétní lhůtu, ale měl by být aktualizován vždy při získání nového souhlasu nebo při odvolání či expiraci již uděleného souhlasu.

Formulář je vytvořen v softwaru FORM studio od společnosti KASTNER software, a lze jej upravit dle potřeb organizace.

Na co si dát pozor:

• Záznamy musí být pravdivé a aktuální – datum získání i expirace by mělo odpovídat skutečnosti.
• Účel zpracování musí být srozumitelně a konkrétně uveden – bez něj je souhlas neplatný.
• Pokud subjekt údajů souhlas odvolá, správce má povinnost zpracování ukončit a tuto skutečnost také evidovat.