Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů (GDPR)

K čemu slouží formulář Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů (GDPR)

Formulář Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů slouží k evidenci osob, které byly jmenovány jako pověřenci pro ochranu osobních údajů (DPO – Data Protection Officer) v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). Tento dokument obsahuje identifikační údaje jednotlivých pověřenců, jejich kontaktní informace, datum jmenování a případného odvolání.

Formulář je určen pro organizace (správce osobních údajů), které jsou povinny jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů – zejména orgány veřejné správy, organizace systematicky monitorující subjekty údajů ve velkém měřítku a subjekty zpracovávající zvláštní kategorie osobních údajů. Slouží jako podklad pro správnou evidenci a případné kontroly dozorových orgánů.

Formulář je důležitý, protože jmenování a evidence pověřence pro ochranu osobních údajů je povinností podle článku 37-39 Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Správci musí zajistit, aby kontaktní údaje pověřence byly zveřejněny a sděleny Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Seznam pověřenců slouží jako interní evidence a při kontrolách prokazuje, že organizace splnila svou povinnost jmenovat kvalifikovaného pověřence.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře

• Účel formuláře – evidence pověřenců pro ochranu osobních údajů (DPO) jmenovaných v organizaci
• Právní základ – Nařízení EU 2016/679 (GDPR) – článek 37-39 (pověřenec pro ochranu osobních údajů)
• Kdo ho vyplňuje – správce osobních údajů (organizace povinná jmenovat pověřence)
• Povinnost jmenovat pověřence:
  • Orgány a instituce veřejné moci
  • Organizace systematicky monitorující subjekty údajů ve velkém měřítku
  • Organizace zpracovávající ve velkém rozsahu zvláštní kategorie údajů (citlivé údaje)
• Forma – interní evidenční dokument správce
• Zveřejnění – kontaktní údaje pověřence musí být zveřejněny a sděleny ÚOOÚ
• Aktualizace – průběžně při změně pověřence nebo jeho kontaktních údajů
• Není podací formulář – slouží pro interní evidenci, kontaktní údaje se sdělují ÚOOÚ

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře

Identifikace správce osobních údajů

• Název organizace – úplný název správce osobních údajů vedoucího seznam
• IČO – identifikační číslo organizace
• Sídlo – úplná adresa sídla správce
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail organizace

Údaje o pověřenci pro ochranu osobních údajů

• Jméno a příjmení – úplné jméno pověřence
• Adresa – kontaktní adresa pověřence (pracovní nebo bydliště)
• E-mail – kontaktní e-mailová adresa pověřence (často speciální e-mail jako dpo@firma.cz)
• Telefon – kontaktní telefonní číslo
• Pozice v organizaci – pracovní zařazení pověřence (interní zaměstnanec, externí konzultant)

Datum jmenování a odvolání

• Datum jmenování – přesné datum, kdy byl pověřenec jmenován do funkce
• Datum odvolání – pokud byl pověřenec odvolán nebo nahrazen, uvést datum ukončení funkce
• Důvod odvolání – stručné uvedení důvodu (konec pracovního poměru, organizační změny, nahrazení kvalifikovanější osobou)

Kvalifikace a odborná způsobilost pověřence

• Odborné znalosti – pověřenec musí mít odborné znalosti práva a praxe v oblasti ochrany údajů
• Profesní kvalifikace – vzdělání, certifikace (např. Certified Information Privacy Professional - CIPP/E)
• Schopnost plnit úkoly – pověřenec musí být schopen plnit úkoly uvedené v článku 39 GDPR
• Nezávislost – pověřenec nesmí mít střet zájmů (například nesmí současně vykonávat funkci jednatele, ředitele IT nebo vedoucího personálního oddělení)

Povinnost jmenovat pověřence – kdo musí

• Orgány a instituce veřejné moci – všechny státní organizace, kraje, obce, soudy, policie (vždy povinnost)
• Hlavní činnost zahrnuje systematické sledování ve velkém měřítku – např. telekomunikační operátoři, pojišťovny, banky
• Hlavní činnost zahrnuje zpracování citlivých údajů ve velkém rozsahu – např. nemocnice, zdravotní pojišťovny
• Dobrovolné jmenování – organizace může jmenovat pověřence dobrovolně, i když nemá povinnost

Úkoly pověřence (pro kontext)

• Informování a poradenství – informovat a radit správci, zpracovateli a zaměstnancům o povinnostech podle GDPR
• Monitorování souladu s GDPR – sledovat dodržování GDPR a interních zásad ochrany údajů
• Poradenství k posouzení vlivu na ochranu údajů (DPIA) – poskytovat rady při hodnocení dopadů na ochranu údajů
• Spolupráce s dozorový orgánem – být kontaktním místem pro ÚOOÚ
• Kontaktní místo pro subjekty údajů – být k dispozici pro dotazy a stížnosti od subjektů údajů

Způsoby vedení seznamu

• Tabulkový editor – Excel, Google Sheets
• Textový procesor – Word, Google Docs
• Interní databáze – součást HR systému nebo GDPR compliance nástroje
• Papírová forma – možná u malých organizací
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vedení seznamu

• Chybějící kontaktní údaje – neuvedení e-mailu nebo telefonu pověřence
• Neaktuální údaje – nezaznamenání změny pověřence nebo jeho kontaktů
• Neinformování ÚOOÚ – nesdělení kontaktních údajů pověřence Úřadu pro ochranu osobních údajů
• Nezveřejnění kontaktů – kontaktní údaje pověřence nejsou zveřejněny na webu organizace
• Jmenování nekvalifikované osoby – pověřenec nemá dostatečné odborné znalosti
• Střet zájmů – pověřenec současně vykonává funkce, které jsou v rozporu s jeho nezávislostí
• Nedostatečná podpora pověřence – neposkytnutí zdrojů nebo přístupu k údajům
• Chybějící datum jmenování – nezaznamenání přesného data ustanovení pověřence
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo: Správce osobních údajů (organizace povinná jmenovat pověřence)
• Kdy: Průběžně, aktualizace při změně pověřence nebo kontaktních údajů, sdělení ÚOOÚ při jmenování
• Komu: Interní evidence správce, kontaktní údaje se zveřejňují a sdělují ÚOOÚ