Registrace zaměstnance (REGZEC)

K čemu slouží formulář Registrace zaměstnance (REGZEC)

Formulář Registrace zaměstnance pro JMHZ vyplňuje zaměstnavatel při vzniku pracovního vztahu zaměstnance. Registrace obsahuje identifikační údaje zaměstnance, informace o pracovním vztahu a další doplňující údaje potřebné pro evidenci zaměstnanců v systému JMHZ. Formulář se používá také při doplnění nebo změně evidovaných údajů o zaměstnanci nebo pracovním vztahu. Tyto informace jsou následně využívány při pravidelném podávání měsíčního hlášení zaměstnavatele.

Od 1. 4. 2026 nahrazuje proces registrace zaměstnance a související povinnosti zaměstnavatele, upravené v § 18, § 19 a § 35 JMHZ, dosavadní oznamovací povinnost zaměstnavatele podle § 94 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění účinném do 31. 3. 2026.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Registrace zaměstnance (REGZEC)

• Účel formuláře – registrace zaměstnance do systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele
• Kdo podává – zaměstnavatel nebo jeho zástupce (např. mzdová účetní nebo personální oddělení)
• Koho se týká – zaměstnanců, u nichž vzniká pracovní vztah evidovaný zaměstnavatelem
• Kdy se podává – při vzniku pracovního vztahu zaměstnance
• Obsah formuláře – identifikační údaje zaměstnance, údaje o pracovním vztahu, vzdělání a další evidenční informace
• Údaje o pracovním poměru – datum nástupu, typ pracovního vztahu, pracovní pozice nebo druh práce
• Způsob podání – elektronicky prostřednictvím systému JMHZ nebo mzdového či personálního softwaru
• Nahrazuje formulář – Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Registrace zaměstnance (REGZEC)

Identifikační údaje zaměstnance

• Jméno a příjmení – uveďte celé jméno zaměstnance podle osobních dokladů
• Rodné číslo nebo EČP – základní identifikační údaj zaměstnance v evidenci
• Datum narození – uvádí se zejména u osob, které nemají přidělené rodné číslo
• Státní občanství – uvádí se podle aktuálního stavu, zejména u zahraničních pracovníků
• Adresa bydliště – vyplňte aktuální adresu trvalého nebo přechodného bydliště zaměstnance

Údaje o pracovním vztahu

• Datum nástupu – den, kdy zaměstnanec zahajuje práci
• Typ pracovního vztahu – pracovní poměr, DPČ nebo DPP
• Rozsah práce nebo pracovní doby – sjednaný pracovní úvazek
• Druh práce nebo pozice – název vykonávané práce
• Kód zaměstnání – klasifikace CZ-ISCO
• Místo výkonu práce – pracoviště nebo místo, kde zaměstnanec vykonává práci

Další evidenční údaje

• Nejvyšší dosažené vzdělání – uvádí se pouze stupeň vzdělání (např. základní, střední, vysokoškolské)
• Identifikace pracovního vztahu – identifikátor pracovněprávního vztahu v evidenci zaměstnavatele nebo mzdového systému

Specifické údaje u cizinců

• Číslo dokladu totožnosti – číslo cestovního pasu nebo jiného dokladu totožnosti
• Typ povolení k pobytu – druh pobytového oprávnění na území České republiky
• Oprávnění k práci – pracovní povolení nebo jiný typ oprávnění k výkonu práce, pokud je vyžadován
• Platnost dokladů – datum platnosti pobytového oprávnění nebo pracovního povolení

Způsoby podání formuláře

• Elektronicky – prostřednictvím ePortálu ČSSZ nebo pomocí programu pro odesílání formulářů ze softwaru
• Datová věta – formulář se odesílá ve formátu datové věty předepsané systémem JMHZ
• Náš tip – formulář lze pohodlně vyplnit také v aplikaci FORM studio, která automaticky kontroluje povinné údaje a upozorní na případné chyby. Objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vyplňování formuláře Registrace zaměstnance (REGZEC)

• Nesprávné osobní údaje zaměstnance – chyby v rodném čísle, datu narození nebo jménu
• Chybně uvedené datum nástupu – nesoulad s pracovní smlouvou nebo dohodou
• Nesprávný typ pracovního vztahu – zaměnění pracovního poměru a dohod (DPČ nebo DPP)
• Chybějící kód zaměstnání – neuvedení klasifikace zaměstnání podle systému CZ-ISCO
• Neúplné identifikační údaje zaměstnance – například chybějící adresa bydliště
• Nezadání údajů o dokladech u cizinců – například čísla dokladu nebo údajů o povolení k pobytu
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – systém automaticky kontroluje povinná pole a upozorní na nesprávně vyplněné údaje. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – zaměstnavatel nebo jeho zástupce (např. mzdová účetní nebo personální oddělení)
• Kdy – při vzniku pracovního vztahu zaměstnance (nástupu do zaměstnání)
• Proč – pro evidenci zaměstnance v systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele