Registrace zaměstnance (REGZEC) - hromadné elektronické podání

K čemu slouží formulář Registrace zaměstnance (REGZEC) hromadné elektronické podání

Formulář Registrace zaměstnance (REGZEC) hromadné elektronické podání pro JMHZ slouží zaměstnavatelům k efektivnímu oznámení vzniku pracovních vztahů u většího počtu zaměstnanců najednou. Namísto ručního vyplňování jednotlivých formulářů umožňuje tento proces exportovat data přímo z mzdového či personálního systému a odeslat je v jediné dávce. Registrace obsahuje identifikační údaje, informace o pracovním vztahu a další doplňující data nezbytná pro evidenci v systému JMHZ. Hromadné podání se využívá také při plošných změnách nebo hromadném doplnění evidovaných údajů, které jsou následně klíčové pro správné generování měsíčních hlášení.

Od 1. 4. 2026 nahrazuje tento proces a související povinnosti zaměstnavatele, upravené v § 18, § 19 a § 35 JMHZ, dosavadní oznamovací povinnost podle § 94 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění účinném do 31. 3. 2026.

Nejdůležitější informace formuláře Registrace zaměstnance (REGZEC) hromadné elektronické podání

• Účel formuláře – registrace zaměstnanců do systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele
• Kdo podává – zaměstnavatel nebo jeho zástupce (např. mzdová účetní nebo personální oddělení)
• Koho se týká – zaměstnanců, u nichž vzniká pracovní vztah evidovaný zaměstnavatelem
• Kdy se podává – při vzniku pracovního vztahu zaměstnance
• Obsah formuláře – identifikační údaje zaměstnanců, údaje o pracovním vztahu, vzdělání a další evidenční informace
• Údaje o pracovním poměru – datum nástupu, typ pracovního vztahu, pracovní pozice nebo druh práce
• Způsob podání – elektronicky prostřednictvím systému JMHZ nebo mzdového či personálního softwaru
• Nahrazuje formulář – Hromadné oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)

Klíčové parametry pro hromadný export dat

Identifikační údaje zaměstnance

• Jméno a příjmení – uveďte celé jméno zaměstnance podle osobních dokladů
• Rodné číslo nebo EČP – základní identifikační údaj zaměstnance v evidenci
• Datum narození – uvádí se zejména u osob, které nemají přidělené rodné číslo
• Státní občanství – uvádí se podle aktuálního stavu, zejména u zahraničních pracovníků
• Adresa bydliště – vyplňte aktuální adresu trvalého nebo přechodného bydliště zaměstnance

Údaje o pracovním vztahu

• Datum nástupu – den, kdy zaměstnanec zahajuje práci
• Typ pracovního vztahu – pracovní poměr, DPČ nebo DPP
• Rozsah práce nebo pracovní doby – sjednaný pracovní úvazek
• Druh práce nebo pozice – název vykonávané práce
• Kód zaměstnání – klasifikace CZ-ISCO
• Místo výkonu práce – pracoviště nebo místo, kde zaměstnanec vykonává práci

Další evidenční údaje

• Nejvyšší dosažené vzdělání – uvádí se pouze stupeň vzdělání (např. základní, střední, vysokoškolské)
• Identifikace pracovního vztahu – identifikátor pracovněprávního vztahu v evidenci zaměstnavatele nebo mzdového systému

Specifické údaje u cizinců

• Číslo dokladu totožnosti – číslo cestovního pasu nebo jiného dokladu totožnosti
• Typ povolení k pobytu – druh pobytového oprávnění na území České republiky
• Oprávnění k práci – pracovní povolení nebo jiný typ oprávnění k výkonu práce, pokud je vyžadován
• Platnost dokladů – datum platnosti pobytového oprávnění nebo pracovního povolení

Způsoby podání formuláře

• Elektronicky – prostřednictvím ePortálu ČSSZ nebo pomocí programu pro odesílání formulářů ze softwaru
• Datová věta – formulář se odesílá ve formátu datové věty předepsané systémem JMHZ
• Náš tip – formulář lze pohodlně vyplnit také v aplikaci FORM studio, která automaticky kontroluje povinné údaje a upozorní na případné chyby. Objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vyplňování formuláře Registrace zaměstnance (REGZEC)

• Nesprávné osobní údaje zaměstnance – chyby v rodném čísle, datu narození nebo jménu
• Chybně uvedené datum nástupu – nesoulad s pracovní smlouvou nebo dohodou
• Nesprávný typ pracovního vztahu – zaměnění pracovního poměru a dohod (DPČ nebo DPP)
• Chybějící kód zaměstnání – neuvedení klasifikace zaměstnání podle systému CZ-ISCO
• Neúplné identifikační údaje zaměstnance – například chybějící adresa bydliště
• Nezadání údajů o dokladech u cizinců – například čísla dokladu nebo údajů o povolení k pobytu
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – systém automaticky kontroluje povinná pole a upozorní na nesprávně vyplněné údaje. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – zaměstnavatel nebo jeho zástupce (např. mzdová účetní nebo personální oddělení)
• Kdy – při vzniku pracovního vztahu zaměstnanců (nástupu do zaměstnání)
• Proč – pro evidenci zaměstnanců v systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele