Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR (pro zmocněnou osobu)

K čemu slouží formulář Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR

Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR (pro zmocněnou osobu) je formulář, který slouží zaměstnavatelům k pověření svých zaměstnanců k využívání elektronických služeb ČSSZ (eSlužby ČSSZ) jménem zaměstnavatele. Tento formulář je přílohou k základnímu Oznámení o zmocnění a umožňuje zaměstnavatelům přidat nebo odebrat konkrétní zaměstnance, kteří budou mít přístup k ePortálu ČSSZ a elektronickým službám ČSSZ jménem firmy.

eSlužby ČSSZ (elektronické služby České správy sociálního zabezpečení) jsou online nástroje dostupné přes ePortál ČSSZ, které umožňují zaměstnavatelům a zmocněným osobám vyřizovat záležitosti týkající se sociálního zabezpečení elektronicky, bez nutnosti osobní návštěvy OSSZ. Mezi eSlužby patří například:

• Elektronické podávání přehledů (Přehledy o vyměřovacích základech zaměstnanců a pojistném)
• Hlášení o nástupu a ukončení zaměstnání (elektronické oznámení přijetí nebo propuštění zaměstnance)
• Stahování rozhodnutí a výměrů (přístup k dokumentům zaslaným ČSSZ)
• Komunikace s OSSZ (zasílání dotazů a přijímání odpovědí elektronicky)
• Sledování stavu pojistného (kontrola plateb a případných dluhů)

Zaměstnavatelé často pověřují konkrétní zaměstnance (například mzdové účetní, personalisty, vedoucí pracovníky) k vyřizování záležitostí na ePortálu ČSSZ. Příloha k Oznámení o zmocnění slouží k:

• Přidání nových pověřených zaměstnanců – zaměstnavatel oznámí ČSSZ, kteří zaměstnanci budou mít přístup k eSlužbám
• Odebrání pověřených zaměstnanců – například při ukončení pracovního poměru nebo změně pracovní náplně
• Aktualizaci údajů o certifikátech – pokud se změní elektronický certifikát pověřeného zaměstnance

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR

• Účel formuláře – pověření zaměstnanců zaměstnavatele k využívání elektronických služeb ČSSZ (eSlužby ČSSZ) jménem zaměstnavatele
• Právní základ – zákon č. 187/2006 Sb., zákon č. 582/1991 Sb., zákon č. 589/1992 Sb. a zákon č. 73/2011 Sb.
• Kdo ho podává – zaměstnavatel (firma, organizace) prostřednictvím oprávněné osoby (jednatel, statutární zástupce)
• Kam se podává – příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno nebo elektronicky přes ePortál ČSSZ
• Kdy se podává – při přidání nových pověřených zaměstnanců, při odebrání zaměstnanců nebo při změně údajů o certifikátech
• Důležité – formulář slouží k registraci zaměstnanců pro přístup k ePortálu ČSSZ jménem zaměstnavatele; po registraci mohou pověření zaměstnanci využívat eSlužby ČSSZ

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR

Identifikační údaje zaměstnavatele

• Název zaměstnavatele – úplný obchodní název společnosti nebo název organizace
• IČO – identifikační číslo organizace (8 číslic)
• Sídlo zaměstnavatele – úplná adresa včetně PSČ
• Variabilní symbol – jedinečné číslo, pod kterým je zaměstnavatel registrován u OSSZ jako plátce pojistného
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail zaměstnavatele

Typ přílohy (co chcete provést)

V příloze musíte uvést, jakou změnu chcete provést:

1. Přidání nových pověřených zaměstnanců

• Pokud chcete pověřit nové zaměstnance k využívání eSlužeb ČSSZ jménem zaměstnavatele, uveďte jejich údaje v příloze.

2. Odebrání pověřených zaměstnanců

• Pokud chcete odebrat přístup k eSlužbám některým zaměstnancům (například při ukončení pracovního poměru, změně pracovní náplně), uveďte, které zaměstnance chcete odebrat.

3. Aktualizace údajů o certifikátech

• Pokud se změnily údaje o elektronických certifikátech pověřených zaměstnanců (například po obnovení certifikátu), uveďte aktualizované údaje.

Údaje o pověřených zaměstnancích

Pro každého pověřeného zaměstnance uveďte:

• Jméno a příjmení – celé jméno zaměstnance podle občanského průkazu
• Rodné číslo – kompletní rodné číslo včetně lomítka (9 nebo 10 číslic dle data narození)
• Datum narození – pokud zaměstnanec nemá rodné číslo (cizinci)
• Pracovní pozice – funkce zaměstnance v organizaci (například "mzdová účetní", "personalista", "vedoucí ekonomického oddělení")

Údaje o elektronických certifikátech pověřených zaměstnanců

Pro každého pověřeného zaměstnance, který má využívat eSlužby ČSSZ, musíte poskytnout údaje o jeho elektronickém certifikátu:

• Typ certifikátu – kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis (například od První certifikační autority, Postsignum, eIdentity)
• Identifikátor certifikátu – unikátní číslo certifikátu (sériové číslo)
• Subjekt certifikátu – jméno a příjmení zaměstnance, jak je uvedeno v certifikátu
• Vydavatel certifikátu – název certifikační autority, která certifikát vydala
• Platnost certifikátu – od kdy do kdy je certifikát platný

Lhůty pro podání formuláře

• Při přidání nových zaměstnanců – přílohu podejte před tím, než pověření zaměstnanci začnou využívat eSlužby ČSSZ
• Při odebrání zaměstnanců – přílohu podejte okamžitě po ukončení pracovního poměru nebo změně pracovní náplně, aby byl přístup k eSlužbám zrušen
• Při změně certifikátů – přílohu podejte okamžitě po obnovení nebo změně certifikátu, aby zaměstnanec mohl pokračovat v používání eSlužeb
• Doporučení – aktualizujte přílohu pravidelně, abyste zajistili, že pouze oprávněné osoby mají přístup k eSlužbám ČSSZ

Kam formulář podat?

• OSSZ (Okresní správa sociálního zabezpečení) – podle místa sídla zaměstnavatele
• PSSZ (Pražská správa sociálního zabezpečení) – pro zaměstnavatele se sídlem v Praze
• MSSZ Brno (Městská správa sociálního zabezpečení Brno) – pro zaměstnavatele se sídlem v Brně
• ePortál ČSSZ – elektronicky přes e-portál ČSSZ (vyžaduje elektronický podpis oprávněné osoby zaměstnavatele)

Způsoby podání formuláře

• Osobně na pobočce OSSZ/PSSZ/MSSZ – můžete přílohu přinést osobně a odevzdat na podatelně
• Poštou – klasické poštovní odeslání (doporučujeme doporučeně, abyste měli důkaz o podání)
• Elektronicky přes ePortál ČSSZ – nejrychlejší způsob (vyžaduje elektronický podpis oprávněné osoby)
• Elektronicky přes datovou schránku – pokud má zaměstnavatel aktivovanou datovou schránku
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vyplňování formuláře Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR

• Chybná identifikace zaměstnance – rodné číslo pověřené osoby neodpovídá skutečnosti nebo je uvedeno v nesprávném formátu
• Absence údajů o certifikátu – neuvedení parametrů elektronického podpisu znemožňuje zaměstnanci využívat eSlužby
• Nesprávné technické údaje certifikátu – chybně uvedené sériové číslo nebo název vydavatele brání úspěšné autorizaci v systému
• CNeplatné potvrzení formuláře – na dokumentu chybí povinný podpis oprávněné osoby zaměstnavatele nebo razítko organizace
• Opožděné ukončení zmocnění – pozdní nahlášení odchodu zaměstnance umožňuje neoprávněný přístup k citlivým datům i po skončení pracovního poměru
• Neaktuální registrace certifikátu – neoznámení obnovy certifikátu vede k zablokování přístupu pověřené osoby k elektronickým službám
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – zaměstnavatel (firma, organizace) prostřednictvím oprávněné osoby (jednatel, statutární zástupce)
• Kdy – při přidání nových pověřených zaměstnanců, při odebrání zaměstnanců nebo při změně údajů o certifikátech
• Kam – příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno nebo elektronicky přes ePortál ČSSZ