Přihláška do registru zaměstnavatelů

K čemu slouží formulář Přihláška do registru zaměstnavatelů

Přihláška do registru zaměstnavatelů je formulář, který musí podat každý zaměstnavatel – ať už firma, organizace nebo jednotlivec –, který zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance. Registrace je povinná podle zákona a slouží k tomu, aby Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) měla přehled o všech zaměstnavatelích a mohla spravovat odvody na sociální a nemocenské pojištění.

Od 1. července 2024 se povinnost registrace rozšířila i na zaměstnavatele, kteří zaměstnávají pouze osoby na dohodu o provedení práce (DPP) bez účasti na nemocenském pojištění. Dříve se museli registrovat jen zaměstnavatelé, jejichž zaměstnanci byli účastni nemocenského pojištění (tedy s měsíčním příjmem nad určitou hranici).

Formulář je určen pro právnické osoby (firmy, spolky, organizace), fyzické osoby podnikající (OSVČ zaměstnávající zaměstnance) i fyzické osoby nepodnikající (například majitele domácností, kteří zaměstnávají hospodyni, zahradníka nebo pomocníka v domácnosti). Registrace je první důležitý krok každého zaměstnavatele a musí být provedena do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Přihláška do registru zaměstnavatelů

• Účel formuláře – registrace zaměstnavatele do registru vedeného OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno pro správu sociálního a nemocenského pojištění
• Právní základ – § 93 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, § 136 odst. 4 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
• Kdo ho podává – zaměstnavatelé (právnické i fyzické osoby), kteří zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance, včetně zaměstnavatelů pouze s DPP (od 1. 7. 2024)
• Kam se podává – místně příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno podle sídla zaměstnavatele nebo místa mzdové účtárny
• Kdy se podává – do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance, změny údajů nebo ukončení činnosti
• Forma podání – elektronicky (datová schránka) nebo v listinné podobě
• Povinnost hlásit změny – každá změna údajů musí být ohlášena do 8 dnů
• Sankce – pokuta až 100 000 Kč za nesplnění povinnosti přihlášení

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Přihláška do registru zaměstnavatelů

Identifikační údaje zaměstnavatele

• Název zaměstnavatele – úplný obchodní název společnosti nebo jméno a příjmení fyzické osoby (podnikatele nebo nepodnikatele)
• Právní forma – akciová společnost (a.s.), společnost s ručením omezeným (s.r.o.), fyzická osoba podnikající (OSVČ), fyzická osoba nepodnikající, státní organizace atd.
• IČO – identifikační číslo organizace (8 číslic) – povinné pro právnické osoby a podnikající fyzické osoby
• DIČ – daňové identifikační číslo (pokud je zaměstnavatel plátcem DPH)
• Adresa sídla – úplná adresa sídla zaměstnavatele včetně PSČ (podle výpisu z obchodního rejstříku nebo živnostenského oprávnění)

Kdo musí podat přihlášku do registru zaměstnavatelů?

Povinnost registrace mají následující subjekty:

Právnické osoby

• Firmy a společnosti – všechny obchodní společnosti (s.r.o., a.s., v.o.s., k.s.), které zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance
• Neziskové organizace – spolky, nadace, obecně prospěšné společnosti, pokud mají zaměstnance
• Státní a veřejné organizace – ministerstva, úřady, školy, nemocnice, muzea atd.

Fyzické osoby podnikající (OSVČ)

• Živnostníci – OSVČ, které zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance (pomocníka, montéra, prodavače, účetní atd.)
• Svobodná povolání – lékaři, advokáti, architekti, umělci, kteří zaměstnávají asistenty nebo pomocný personál

Fyzické osoby nepodnikající

• Majitelé domácností – pokud zaměstnávají hospodyni, zahradníka, pomocníka v domácnosti, chůvu, pečovatele
• Běžní občané – každý, kdo zaměstná někoho na pracovní smlouvu nebo dohodu (i jednorázově)

Od 1. července 2024: Zaměstnavatelé pouze s DPP

• Dohody o provedení práce bez účasti na nemocenském pojištění – i zaměstnavatelé, kteří mají pouze zaměstnance na DPP s měsíčním příjmem do 10 000 Kč (tedy bez nemocenského pojištění), se musí registrovat
• Přechodné období – zaměstnavatelé, kteří měli DPP před 1. 7. 2024 a nebyli registrováni, museli se přihlásit nejpozději do 31. 7. 2024

Lhůty pro podání přihlášky

Do 8 kalendářních dnů od:

• Nástupu prvního zaměstnance – nejčastější důvod registrace (den nástupu do zaměstnání je den 0)
• Vzniku účasti na nemocenském pojištění – například když zaměstnanec na DPP překročí příjem 10 000 Kč a stane se účastníkem nemocenského pojištění
• Zřízení nové mzdové účtárny – pokud zaměstnavatel zřídí samostatnou mzdovou účtárnu na jiné adrese
• Změny údajů ve formuláři – změna názvu, sídla, bankovního účtu, právní formy atd.
• Ukončení činnosti zaměstnavatele – při zrušení firmy nebo propuštění posledního zaměstnance (odhlášení z registru)

Kde a komu se formulář podává

• Místně příslušná OSSZ – podle adresy sídla zaměstnavatele (pokud nemá mzdovou účtárnu nebo je účtárna na stejné adrese)
• Místně příslušná OSSZ podle mzdové účtárny – pokud má zaměstnavatel mzdovou účtárnu na jiné adrese než sídlo, přihláška se podává dle adresy účtárny
• PSSZ (Pražská správa sociálního zabezpečení) – pro zaměstnavatele se sídlem nebo účtárnou v Praze
• MSSZ Brno (Městská správa sociálního zabezpečení Brno) – pro zaměstnavatele se sídlem nebo účtárnou v Brně

Způsoby podání formuláře

• Elektronicky přes datovou schránku – doporučený způsob, rychlé a bezpečné podání
• Elektronicky přes portál ČSSZ – pokud má zaměstnavatel přístup k elektronickému systému ČSSZ
• V listinné podobě osobně – na pobočce místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ
• Poštou – klasické poštovní odeslání (doporučujeme doporučeně, abyste měli doklad o podání)
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Povinnost ohlásit změny do 8 dnů

Zaměstnavatel musí do 8 dnů od změny ohlásit:

• Změna názvu – změna obchodního jména firmy nebo jména fyzické osoby
• Změna sídla – přestěhování sídla firmy nebo bydliště fyzické osoby
• Změna právní formy – například přeměna s.r.o. na a.s.
• Změna bankovního účtu – nový účet pro komunikaci s ČSSZ
• Zřízení nebo zrušení mzdové účtárny – vznik nebo ukončení samostatné účtárny
• Změna adresy účtárny – přestěhování mzdové účtárny na jinou adresu

Nejčastější chyby při vyplňování formuláře

• Pozdní podání přihlášky (po uplynutí 8denní lhůty od nástupu prvního zaměstnance)
• Chybně určená místní příslušnost (nesprávné určení OSSZ podle sídla nebo účtárny)
• Neuvedení všech povinných údajů (chybí IČO, adresa, bankovní účet)
• Chybějící podpis a razítko zaměstnavatele (při papírovém podání)
• Neuvedení mzdové účtárny, pokud je na jiné adrese než sídlo
• Neoznámení změn údajů do 8 dnů (změna sídla, názvu, účtu)
• Neodhlášení z registru při ukončení činnosti zaměstnavatele
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo podává – zaměstnavatelé (právnické i fyzické osoby, podnikající i nepodnikající), kteří zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance, včetně zaměstnavatelů pouze s DPP (od 1. 7. 2024)
• Kdy – do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance, změny údajů nebo ukončení činnosti
• Kam – místně příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno podle sídla zaměstnavatele nebo místa mzdové účtárny