Předregistrace zaměstnance (PREZEC JMHZ) - hromadné elektronické podání

K čemu slouží formulář Hromadné podání Předregistrace zaměstnance (PREZEC)

Formulář Hromadné podání Předregistrace zaměstnance slouží zaměstnavatelům k souběžné registraci většího množství nových pracovníků ještě před jejich faktickým nástupem do zaměstnání. Tento proces je ideální pro firmy, které jednorázově či v sezónních vlnách nabírají desítky nebo stovky zaměstnanců najednou (např. v logistice, zemědělství či výrobě). Místo individuálního vyplňování jednotlivých formulářů PREZEC umožňuje hromadné podání odeslat data za všechny tyto pracovníky v rámci jediné datové věty. Systém slouží k rychlému splnění zákonné oznamovací povinnosti v rámci Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ).

Od 1. 7. 2026 (s možností podání již od 23. 6. 2026) je zaměstnavatel povinen nahlásit každého nového zaměstnance před zahájením výkonu práce podle § 19 zákona č. 323/2025 Sb., o JMHZ. Hromadné podání PREZEC výrazně šetří čas mzdových účtáren a personalistů, protože umožňuje hromadně vygenerovat a odeslat omezený set 6 základních identifikačních a časových údajů bez nutnosti zadávat kompletní registraci (REGZEC) u každého člověka zvlášť.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Hromadné podání Předregistrace zaměstnance (PREZEC)

• Účel formuláře – hromadné oznámení záměru zaměstnat skupinu pracovníků před jejich nástupem do práce v jediném souboru
• Kdo podává – zaměstnavatel, personální agentura nebo pověřený zástupce (mzdová účetní, personální oddělení)
• Koho se týká – výhradně budoucích zaměstnanců se státním občanstvím ČR (u cizinců nelze proces PREZEC použít)
• Kdy se podává – nejdříve 8 dní před předpokládaným nástupem zaměstnanců a nejpozději v den jejich nástupu před zahájením práce
• Struktura souboru – obsahuje seznam jednotlivých předregistrací s povinnými identifikačními údaji pro každou osobu
• Návazná povinnost (Akce P1) – po skutečném nástupu osob do práce musí být za každého zaměstnance podána plná registrace (REGZEC) do 8 dnů
• Hromadné storno (Akce P2) – pokud část nahlášených osob nenastoupí, je nutné pro ně do 8 dnů podat zrušení předregistrace
• Způsob podání – výhradně elektronicky nahráním XML souboru (datové věty) na ePortál ČSSZ nebo přímým odesláním z HR/mzdového systému nebo FORM studia

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Hromadné podání Předregistrace zaměstnance (PREZEC)

Konzistence dat v hromadném seznamu

• Kompletní sada údajů pro každou osobu – u každého jednotlivého zaměstnance v seznamu musí být uvedeno celé jméno, rodné příjmení, rodné číslo a místo narození
• Státní občanství CZ – hromadné podání nesmí obsahovat žádného cizince. Pokud systém v souboru narazí na jiné občanství než „CZ“, bude odmítnut celý soubor
• Unikátní GUID pro každý záznam – každý jednotlivý řádek (zaměstnanec) v hromadném souboru musí mít svůj vlastní jedinečný technický identifikátor (GUID) pro budoucí párování

Termíny a organizace nástupů

• Předpokládaný den nástupu – v hromadném podání mohou mít zaměstnanci různá data nástupu, všechna však musí splňovat podmínku odeslání před zahájením práce
• Riziko zamítnutí celého balíku – validace ČSSZ kontroluje soubor jako celek. Kritická chyba v rodném čísle jediného zaměstnance může způsobit neúspěch celého hromadného podání

Způsoby podání formuláře

• Elektronicky (XML) – hromadné podání nelze vyplňovat ručně po jednom na webu, vyžaduje import vygenerovaného XML souboru ze mzdového softwaru
• Datová schránka nebo ePortál – odesílá se jako datová věta určená pro rozhraní systému JMHZ.
• Náš tip – hromadný import a kontrolu dat zvládnete pohodlně v aplikaci FORM studio, která automaticky ověří validitu struktury XML souboru před odesláním na ČSSZ a upozorní na případné chyby. Objevte další výhody FORM studia.

Časté chyby při vyplňování formuláře Hromadné podání Předregistrace zaměstnance (PREZEC)

• Zahrnutí cizince do hromadného balíku – pokus o předregistraci osoby s jiným než českým občanstvím způsobí pád celého podání
• Duplicitní nebo chybné GUID – nesprávné vygenerování technických identifikátorů mzdovým softwarem, což znemožní budoucí podání REGZEC (akce P1) nebo Storna (akce P2)
• Chyba v rodném příjmení u některé z osob – opomenutí tohoto povinného údaje u jednoho z pracovníků v seznamu zablokuje zpracování celého souboru
• Nedodržení lhůty před zahájením práce – odeslání hromadného souboru v den nástupu, ale až poté, co zaměstnanci reálně nastoupili na směnu
• Ztráta přehledu o návazných REGZEC – neuhlídání 8denní lhůty pro dokončení plné registrace u vybraných osob z hromadného seznamu po jejich reálném nástupu
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – systém automaticky kontroluje kompletní hromadnou datovou větu a upozorní na nesprávně vyplněné či chybějící údaje u všech osob v seznamu. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – zaměstnavatel (velké firmy, personální agentury) pro skupinu nových zaměstnanců (občanů ČR) najednou
• Kdy – před nástupem zaměstnanců do práce, maximálně s předstihem 8 dnů
• Proč – pro hromadné a rychlé splnění oznamovací povinnosti JMHZ v jednom kroku bez zdlouhavého administrativního přihlašování po jednom