Předávací protokol

K čemu slouží Předávací protokol

Předávací protokol slouží jako důkazní dokument o fyzickém předání určitého předmětu, věci či zařízení mezi dvěma stranami – předávajícím a přebírajícím. Vyplňuje ho především zaměstnanec a zaměstnavatel, případně právnické či fyzické osoby při předání majetku v rámci organizačních změn, převzetí odpovědnosti za svěřené předměty nebo při ukončení pracovního poměru.

Formulář je nezbytný pro dokumentaci převodu odpovědnosti za svěřené hodnoty a ochranu obou stran při případných sporech. Slouží jako písemný důkaz o tom, co bylo předáno, kdy, v jakém stavu a mezi kterými stranami podle občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.) a zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) ve vztahu k odpovědnosti za svěřené hodnoty.

Nejdůležitější informace o vzoru Předávací protokol

• Účel formuláře – důkazní dokument o fyzickém předání předmětu mezi dvěma stranami
• Právní základ – občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.) a zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.)
• Kdo ho vyplňuje – předávající a přebírající strana (zaměstnanci, zaměstnavatelé, fyzické/právnické osoby)
• Kdy – v den samotného předání předmětu pro minimalizaci rizika sporů
• Obsah – identifikace stran, konkrétní popis předmětu, stav, datum, podpisy
• Význam – ochrana obou stran, vymezení odpovědnosti, důkaz pro případné spory
• Doporučení – fotografická dokumentace a kopie pro obě strany

Na co si dát pozor při vyplňování vzoru

Identifikace stran

• Předávající strana – jméno, příjmení/název, adresa, funkce v organizaci
• Přebírající strana – úplné identifikační údaje přebírajícího
• Oprávnění k jednání – ověření, že osoby jsou oprávněny předmět předat/přebrat podle zákoníku práce
• Vztah stran – uvedení právního vztahu mezi stranami (zaměstnanecký, obchodní)

Detailní popis předávaného majetku

• Konkrétní název – přesné označení předmětu nebo zařízení
• Sériová čísla – výrobní čísla, inventární označení, čárové kódy
• Technické specifikace – model, typ, výrobce, rok výroby
• Množství – počet kusů, váha, rozměry podle potřeby

Stav předávaného majetku

• Funkčnost – zda předmět funguje správně nebo má závady
• Fyzický stav – poškození, opotřebení, vizuální nedostatky
• Kompletnost – zda jsou všechny součásti, příslušenství, dokumentace
• Hodnota – odhadovaná nebo účetní hodnota předmětu

Datum a místo předání

• Přesné datum – den, měsíc, rok předání
• Čas – zejména u důležitých předání nebo při směnném provozu
• Místo předání – kde k předání došlo (adresa, místnost, pracoviště)
• Okolnosti – zvláštní okolnosti předání

Kontrola před podpisem

• Fyzická přítomnost předmětu – nepodepisovat bez skutečného předání
• Soulad s realitou – údaje v protokolu musí odpovídat skutečnosti
• Úplnost vyplnění – všechny podstatné náležitosti musí být uvedeny
• Čitelnost – text musí být jasně čitelný a srozumitelný

Časté chyby při vyplňování

• Důsledně nepopsaný předávaný předmět včetně sériových čísel
• Chybějící kopie podepsaného dokumentu pro obě strany
• Podepsání protokolu bez fyzického předání předmětu
• Nevyplnění všech podstatných náležitostí před podpisem
• Nedostatečný popis stavu předávané věci
• Opomenutí fotografické dokumentace u cenných předmětů
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – předávající a přebírající strana (zaměstnanci, zaměstnavatelé, obchodní partneři)
• Kdy – v den fyzického předání předmětu pro minimalizaci rizika sporů
• Komu – oběma stranám jako důkaz o předání a ochrana při případných sporech