Potvrzení zaměstnavatele o úhrnu vyměřovacích základů, z nichž bylo sráženo pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na stát. pol. zaměstnanosti

K čemu slouží formulář Potvrzení zaměstnavatele o úhrnu vyměřovacích základů

Formulář Potvrzení zaměstnavatele o úhrnu vyměřovacích základů, z nichž bylo sráženo pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti slouží jako písemný doklad o úhrnu vyměřovacích základů zaměstnance za kalendářní rok, z nichž bylo sraženo pojistné.

Podle § 15a odst. 3 zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti je zaměstnavatel povinen tyto údaje písemně potvrdit zaměstnanci na jeho žádost.

Potvrzení se využívá zejména při posuzování dosažení nebo překročení maximálního vyměřovacího základu. Pokud byl zaměstnanec během jednoho kalendářního roku zaměstnán u více zaměstnavatelů a součet jeho vyměřovacích základů překročil maximální vyměřovací základ, může mu vzniknout přeplatek na pojistném. Potvrzení jednotlivých zaměstnavatelů potom slouží jako doklad při žádosti o jeho vrácení.

Potvrzení může být potřebné také osobě samostatně výdělečně činné, která byla v příslušném kalendářním roce zároveň zaměstnancem. Zákon stanoví, že v takovém případě se vyměřovací základy zaměstnance dokládají právě potvrzením zaměstnavatele podle § 15a odst. 3.

Text vám vysvětlí, k čemu formulář slouží, kdy a jak o potvrzení požádat, jaké údaje obsahuje a na co si dát při jeho vyplňování pozor.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Potvrzení zaměstnavatele o úhrnu vyměřovacích základů

• Účel formuláře – písemné potvrzení úhrnu vyměřovacích základů zaměstnance za kalendářní rok, z nichž bylo sraženo pojistné
• Právní základ – zejména § 15a odst. 3 zákona č. 589/1992 Sb.
• Kdo potvrzení vystavuje – zaměstnavatel
• Komu se vystavuje – zaměstnanci, který o potvrzení požádá
• Za jaké období – za příslušný kalendářní rok
• Lhůta pro vystavení – do 8 dnů ode dne obdržení žádosti zaměstnance
• Forma – papírová nebo elektronická
• Hlavní využití – doložení vyměřovacích základů při překročení maximálního vyměřovacího základu, při žádosti o vrácení přeplatku na pojistném nebo při souběhu zaměstnání a samostatné výdělečné činnosti
• Oprava chybných údajů – zjistí-li zaměstnavatel, že uvedl v potvrzení nesprávné údaje, musí zaměstnanci neprodleně vydat nové potvrzení

Kdy může zaměstnanec toto potvrzení potřebovat?

Dosažení maximálního vyměřovacího základu

Maximální vyměřovací základ zaměstnance upravuje § 15a odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb. Je stanoven jako čtyřicetiosminásobek průměrné mzdy a posuzuje se za kalendářní rok.

• Více zaměstnavatelů v jednom roce – potvrzení zaměstnanec využije zejména tehdy, pokud byl v jednom kalendářním roce zaměstnán u více zaměstnavatelů a součet jeho vyměřovacích základů mohl překročit maximální vyměřovací základ
• Doložení vyměřovacích základů – potvrzení dokládá úhrn vyměřovacích základů u konkrétního zaměstnavatele, z nichž bylo zaměstnanci sraženo pojistné
• Rozhodné období – maximální vyměřovací základ se podle zákona posuzuje za celý kalendářní rok

Žádost o vrácení přeplatku na pojistném

Podle § 15a odst. 2 písm. b) zákona č. 589/1992 Sb. platí, že pokud byl zaměstnanec v jednom kalendářním roce zaměstnán u více zaměstnavatelů a úhrn jeho vyměřovacích základů přesáhl maximální vyměřovací základ, považuje se pojistné zaplacené z částky přesahující toto maximum za přeplatek na pojistném.

• Vznik přeplatku – přeplatek může vzniknout při souběhu nebo postupném zaměstnání u více zaměstnavatelů, pokud celkový úhrn vyměřovacích základů za kalendářní rok překročí maximální vyměřovací základ
• Písemná žádost – podle § 17 odst. 3 zákona č. 589/1992 Sb. vrací příslušná územní správa sociálního zabezpečení tento přeplatek zaměstnanci pouze na základě jeho písemné žádosti
• Potvrzení zaměstnavatelů – žádost musí být doložena potvrzením zaměstnavatele podle § 15a odst. 3; při více zaměstnavatelích se dokládají potvrzení potřebná k prokázání jednotlivých vyměřovacích základů
• Pětiletá lhůta – nárok na vrácení přeplatku zaniká, pokud žádost není podána do 5 let po uplynutí kalendářního roku, ve kterém přeplatek vznikl

Souběh zaměstnání a samostatné výdělečné činnosti

Potvrzení má význam také pro osoby, které byly během jednoho kalendářního roku zároveň zaměstnanci a osobami samostatně výdělečně činnými.

• Zaměstnanec a OSVČ – § 15a odst. 6 zákona č. 589/1992 Sb. upravuje postup v případě, kdy součet vyměřovacího základu ze zaměstnání a vyměřovacího základu ze samostatné výdělečné činnosti přesáhne maximální vyměřovací základ OSVČ
• Doložení zaměstnání – vyměřovací základ nebo úhrn vyměřovacích základů ze zaměstnání dokládá OSVČ právě potvrzením zaměstnavatele podle § 15a odst. 3

Lhůta pro vystavení potvrzení zaměstnavatelem

• Na žádost zaměstnance – zaměstnavatel potvrzení vystavuje na základě žádosti zaměstnance
• Lhůta 8 dnů – podle § 15a odst. 3 zákona č. 589/1992 Sb. je zaměstnavatel povinen potvrzení vystavit do 8 dnů ode dne obdržení žádosti
• Písemná forma – zákon výslovně stanoví, že zaměstnavatel potvrzuje úhrn vyměřovacích základů písemně
• Bývalý zaměstnavatel – o potvrzení lze požádat také zaměstnavatele, u kterého již zaměstnání skončilo, pokud má potvrzení doložit vyměřovací základy za příslušný kalendářní rok
• Oprava nesprávných údajů – zjistí-li zaměstnavatel, že v potvrzení uvedl nesprávné údaje, je podle § 15a odst. 3 povinen neprodleně vydat zaměstnanci nové potvrzení

Jak o potvrzení požádat?

• Písemná žádost – praktické je požádat zaměstnavatele písemně, například e-mailem, aby bylo možné doložit, kdy zaměstnavatel žádost obdržel a od kdy běží osmidenní lhůta
• Určení kalendářního roku – v žádosti uveďte, za který kalendářní rok potvrzení potřebujete
• Identifikace zaměstnance – uveďte údaje, podle kterých vás může zaměstnavatel jednoznačně identifikovat
• Účel žádosti – zákon nestanoví jako podmínku vydání potvrzení povinnost uvést důvod žádosti; můžete jej však pro lepší orientaci zaměstnavatele doplnit, například pokud potvrzení potřebujete pro žádost o vrácení přeplatku na pojistném

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Potvrzení zaměstnavatele o úhrnu vyměřovacích základů

Identifikační údaje zaměstnavatele

• Název zaměstnavatele – uveďte úplný název zaměstnavatele nebo jméno podnikatele podle údajů uvedených ve formuláři
• IČO – identifikační číslo zaměstnavatele, pokud bylo přiděleno
• Variabilní symbol – pokud jej konkrétní formulář vyžaduje, uveďte příslušný variabilní symbol zaměstnavatele
• Adresa zaměstnavatele – vyplňte ulici, číslo domu, obec, PSČ a případně stát podle údajů požadovaných ve formuláři

Identifikační údaje zaměstnance

• Jméno a příjmení – uveďte celé jméno zaměstnance
• Rodné číslo – vyplňte rodné číslo zaměstnance, pokud bylo přiděleno
• Datum narození – vyplňte podle požadavků konkrétního formuláře, zejména pokud je tento údaj potřebný k jednoznačné identifikaci zaměstnance
• Adresa – vyplňte údaje požadované v aktuálním tiskopisu

Údaje o úhrnu vyměřovacích základů

• Kalendářní rok – uveďte rok, za který se potvrzení vystavuje
• Úhrn vyměřovacích základů – uveďte úhrn vyměřovacích základů zaměstnance za daný kalendářní rok, z nichž bylo sraženo pojistné
• Nezaměňujte s hrubou mzdou – vyměřovací základ nemusí být ve všech případech totožný s celkovým hrubým příjmem zaměstnance
• Soulad s evidencí – uvedené údaje musí odpovídat údajům vedeným zaměstnavatelem a částkám rozhodným pro odvod pojistného

Údaje o vystavení potvrzení

• Datum vyhotovení – uveďte datum, kdy bylo potvrzení vystaveno
• Osoba vyřizující potvrzení – vyplňte údaje kontaktní nebo odpovědné osoby, pokud je konkrétní formulář požaduje
• Podpis, případně razítko – potvrzení opatřete podpisem, případně razítkem, podle požadavků použitého formuláře a způsobu jeho podání nebo předání

Časté chyby při vyplňování formuláře Potvrzení zaměstnavatele o úhrnu vyměřovacích základů

• Nesprávný vyměřovací základ – uvedení chybné částky nebo záměna vyměřovacího základu za celkový hrubý příjem zaměstnance
• Špatný kalendářní rok – potvrzení musí jednoznačně uvádět rok, za který se úhrn vyměřovacích základů potvrzuje
• Neúplná identifikace zaměstnance – chybně uvedené jméno, rodné číslo, datum narození nebo jiné identifikační údaje
• Neúplná identifikace zaměstnavatele – chybějící nebo nesprávné identifikační údaje zaměstnavatele
• Nesoulad s evidencí – uvedený úhrn vyměřovacích základů neodpovídá údajům vedeným zaměstnavatelem
• Neúplné vyplnění – chybějící údaje požadované aktuálním formulářem mohou zkomplikovat další použití potvrzení
• Neopravené chybné potvrzení – pokud zaměstnavatel zjistí nesprávné údaje, neměl by původní chybu ponechat bez nápravy; § 15a odst. 3 mu ukládá povinnost neprodleně vydat nové potvrzení
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – zaměstnavatel zaměstnance
• Komu – zaměstnanci, který o potvrzení požádá
• Kdy – na žádost zaměstnance, obvykle za uplynulý kalendářní rok nebo za období zaměstnání