Potvrzení zaměstnavatele

K čemu slouží formulář Potvrzení zaměstnavatele o pojistném odvedeném za zaměstnance ČPZP

Formulář Potvrzení zaměstnavatele o pojistném odvedeném za zaměstnance je dokument určený pro zaměstnance, kterým zaměstnavatel potvrzuje úhrn vyměřovacích základů a výši odvedeného pojistného na zdravotní pojištění za kalendářní rok. Tento dokument slouží jako oficiální potvrzení o tom, kolik pojistného bylo za zaměstnance odvedeno a z jakého vyměřovacího základu (hrubé mzdy). Potvrzení je důležité pro správné zúčtování zdravotního pojištění a pro komunikaci zaměstnance se zdravotní pojišťovnou nebo finančním úřadem.

Formulář je určen pro zaměstnance, kteří potřebují doložit výši odvedeného pojistného na zdravotní pojištění za uplynulý kalendářní rok. Tento dokument může být vyžadován při změně zdravotní pojišťovny, při komunikaci s finančním úřadem, při žádosti o hypotéku nebo úvěr, případně pro jiné administrativní účely. Formulář vyplňuje zaměstnavatel na základě žádosti zaměstnance. Text je užitečný také pro personalisty, mzdové účetní a vedoucí pracovníky, kteří zajišťují administrativu spojenou s zdravotním pojištěním zaměstnanců.

Pochopení tohoto formuláře je důležité, protože podle § 3 odst. 18 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, je zaměstnavatel povinen vystavit toto potvrzení do 8 dnů od obdržení žádosti zaměstnance. Dokument musí obsahovat platné razítko a podpis zaměstnavatele, jinak nemusí být považován za platný. Tento formulář je klíčový pro zaměstnance i zdravotní pojišťovny, jelikož zajišťuje správné zúčtování pojistného na zdravotní pojištění za daný rok.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Potvrzení zaměstnavatele o pojistném odvedeném za zaměstnance ČPZP

• Účel formuláře – potvrzení úhrnu vyměřovacích základů a výše odvedeného pojistného na zdravotní pojištění za kalendářní rok; slouží pro komunikaci se zdravotní pojišťovnou, finančním úřadem nebo pro jiné administrativní účely
• Právní základ – zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění (§ 3 odst. 18 – povinnost zaměstnavatele vystavit potvrzení)
• Kdo formulář vyplňuje – zaměstnavatel na základě žádosti zaměstnance
• Komu je určeno – zaměstnanci pro jeho potřeby (změna pojišťovny, komunikace s úřady, žádost o úvěr apod.)
• Lhůta pro vystavení – do 8 dnů od obdržení žádosti zaměstnance
• Povinné údaje – identifikační údaje zaměstnavatele (název, sídlo, IČO, telefon); osobní údaje zaměstnance (jméno, rodné číslo); přehled zdravotních pojišťoven, kde byl zaměstnanec pojištěn v daném roce; vyměřovací základy a částka odvedeného pojistného; razítko a podpis odpovědné osoby zaměstnavatele
• Kalendářní rok – potvrzení se vystavuje za uplynulý kalendářní rok nebo za část roku (pokud zaměstnanec pracoval pouze část roku)
• Bezplatné – vystavení potvrzení je pro zaměstnance zdarma

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře

Identifikační údaje zaměstnavatele

• Název zaměstnavatele – úplný oficiální název společnosti nebo jméno fyzické osoby – podnikatele
• Sídlo – adresa sídla právnické osoby nebo místo podnikání fyzické osoby
• IČO – identifikační číslo organizace
• Telefon – kontaktní telefonní číslo zaměstnavatele
• E-mail – volitelně kontaktní e-mail

Osobní údaje zaměstnance

• Jméno a příjmení – úplné jméno zaměstnance podle občanského průkazu
• Rodné číslo – rodné číslo je číslem pojištěnce u zdravotní pojišťovny
• Adresa trvalého pobytu – volitelně, ale může být užitečné uvést

Přehled zdravotních pojišťoven

• Název pojišťovny – uveďte název zdravotní pojišťovny, u které byl zaměstnanec pojištěn (např. ČPZP, VZP, ZPŠ apod.)
• Kód pojišťovny – tříciferný kód pojišťovny (například 205 pro ČPZP, 111 pro VZP)
• Období pojištění – pokud zaměstnanec změnil pojišťovnu v průběhu roku, uveďte data pro každou pojišťovnu zvlášť (od-do)

Vyměřovací základy a pojistné

• Vyměřovací základ – úhrn hrubých mezd (hrubé příjmy) zaměstnance za celý kalendářní rok nebo za příslušné období
• Pojistné odvedené zaměstnavatelem – částka pojistného, kterou zaměstnavatel odvedl za zaměstnance (13,5 % z vyměřovacího základu)
• Pojistné sražené zaměstnanci – volitelně částka pojistného, která byla sražena zaměstnanci ze mzdy (4,5 % z vyměřovacího základu)
• Celkem pojistné – součet pojistného odvedeného zaměstnavatelem a sraženého zaměstnanci (celkem 18 %)

Razítko a podpis

• Datum vystavení – datum, kdy bylo potvrzení vyhotoveno
• Razítko zaměstnavatele – otisk firemního razítka (povinné)
• Podpis odpovědné osoby – podpis statutárního zástupce, jednatele, ředitele nebo pověřeného zaměstnance (mzdová účetní, personalista)
• Jméno a funkce podepisující osoby – uveďte jméno a funkci osoby, která potvrzení podepisuje

Způsoby předání potvrzení

• Osobně – předání potvrzení přímo zaměstnanci do rukou
• Poštou – zaslání potvrzení poštou na adresu zaměstnance
• E-mailem – zaslání naskenovaného potvrzení e-mailem (pokud zaměstnanec souhlasí)
• Náš tip – nejpohodlnější způsob vyhotovení přes FORM studio. Stačí vyplnit údaje a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Nejčastější chyby při vyplňování formuláře

• Neúplné identifikační údaje – chybějící IČO zaměstnavatele nebo rodné číslo zaměstnance
• Chybné vyměřovací základy – uvedená částka neodpovídá skutečným hrubým mzdám za rok
• Chybný výpočet pojistného – pojistné není správně vypočítáno (13,5 % pro zaměstnavatele, 4,5 % pro zaměstnance)
• Neuvedení změny pojišťovny – pokud zaměstnanec změnil pojišťovnu v průběhu roku, nejsou uvedena data pro každou pojišťovnu zvlášť
• Chybějící razítko – potvrzení není opatřeno firemním razítkem
• Chybějící podpis – potvrzení není podepsáno odpovědnou osobou zaměstnavatele
• Chybné datum vystavení – není uvedeno datum, kdy bylo potvrzení vyhotoveno
• Nečitelné vyplnění – údaje jsou nečitelné nebo matoucí
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Důležitá upozornění

• 8denní lhůta je závazná – zaměstnavatel musí vystavit potvrzení do 8 dnů od obdržení žádosti zaměstnance
• Kontrola správnosti údajů – zaměstnanec by měl zkontrolovat, zda uvedené údaje odpovídají skutečnosti (vyměřovací základy, pojistné)
• Změna pojišťovny v průběhu roku – pokud zaměstnanec změnil zdravotní pojišťovnu v průběhu roku, je nutné uvést data pro každou pojišťovnu zvlášť
• Platnost potvrzení – dokument musí obsahovat platné razítko a podpis zaměstnavatele, jinak nemusí být považován za platný
• Uchovejte si kopii – zaměstnavatel i zaměstnanec by si měli ponechat kopii potvrzení pro své záznamy
• Použití potvrzení – zaměstnanec může toto potvrzení použít při změně zdravotní pojišťovny, při komunikaci s finančním úřadem, při žádosti o úvěr nebo hypotéku

Shrnutí

• Kdo – zaměstnavatel na základě žádosti zaměstnance
• Kdy – do 8 dnů od obdržení žádosti zaměstnance; obvykle za uplynulý kalendářní rok
• Komu – zaměstnanci pro jeho potřeby (změna pojišťovny, komunikace s úřady, žádost o úvěr)