Oznámení o určení kontaktní osoby

K čemu slouží formulář Oznámení o určení kontaktní osoby

Oznámení o určení kontaktní osoby je formulář, který daňový subjekt (firma, fyzická osoba) podává finančnímu úřadu, když určuje nebo mění kontaktní osobu pro komunikaci s finanční správou. Kontaktní osoba je fyzická osoba, která je oprávněna přijímat písemnosti od finančního úřadu jménem daňového subjektu a která slouží jako kontaktní bod pro komunikaci ohledně daňových záležitostí.

Určení kontaktní osoby je důležité zejména pro právnické osoby (firmy), které nemají statutárního zástupce trvale dostupného v sídle společnosti, nebo pro fyzické osoby, které chtějí, aby komunikaci s finančním úřadem zajišťovala jiná osoba (například daňový poradce, účetní, rodinný příslušník). Kontaktní osoba přijímá písemnosti od finančního úřadu (například výzvy, rozhodnutí, upozornění) a předává je daňovému subjektu.

Typické situace zahrnují:

• Firmu, která určí svého účetního jako kontaktní osobu pro komunikaci s finančním úřadem
• Fyzickou osobu-podnikatele, která určí svého daňového poradce jako kontaktní osobu
• Zahraniční firmu, která určí svého zástupce v ČR jako kontaktní osobu pro komunikaci s českým finančním úřadem

Formulář je určen pro daňové subjekty (firmy, fyzické osoby), které chtějí určit nebo změnit kontaktní osobu pro komunikaci s finančním úřadem. Text vám vysvětlí, jak formulář vyplnit a na co si dát pozor.

Nejdůležitější informace týkající se formuláře Oznámení o určení kontaktní osoby

• Účel formuláře – oznámení finančnímu úřadu o určení nebo změně kontaktní osoby pro daňovou komunikaci
• Právní základ – zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád
• Kdo ho podává – daňový subjekt (firma, fyzická osoba)
• Kam se podává – příslušný finanční úřad daňového subjektu
• Kdy se podává – kdykoli (při určení kontaktní osoby nebo při její změně)
• Důležité – kontaktní osoba je oprávněna přijímat písemnosti od finančního úřadu

Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Oznámení o určení kontaktní osoby

Identifikační údaje daňového subjektu

• Název nebo jméno a příjmení – obchodní název firmy nebo celé jméno fyzické osoby
• DIČ (daňové identifikační číslo) – DIČ daňového subjektu
• IČO – identifikační číslo organizace (u právnických osob)
• Sídlo nebo bydliště – úplná adresa včetně PSČ
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail

Identifikační údaje kontaktní osoby

• Jméno a příjmení – celé jméno kontaktní osoby
• Datum narození – den, měsíc a rok narození kontaktní osoby
• Adresa bydliště – úplná adresa bydliště kontaktní osoby
• Kontaktní údaje – telefon, e-mail kontaktní osoby
• Důležité – kontaktní osoba musí být fyzická osoba (nemůže to být firma).

Rozsah oprávnění kontaktní osoby

Musíte uvést, v jakém rozsahu je kontaktní osoba oprávněna:

• Přijímat písemnosti od finančního úřadu – kontaktní osoba bude přijímat všechny písemnosti (výzvy, rozhodnutí, upozornění) od finančního úřadu jménem daňového subjektu
• Komunikovat s finančním úřadem – kontaktní osoba je oprávněna komunikovat s finančním úřadem (odpovídat na dotazy, poskytovat informace)
• Zastupovat daňový subjekt – pokud má kontaktní osoba také plnou moc k zastupování daňového subjektu (podávání přiznání, podání odvolání atd.)
• Doporučení – jasně definujte rozsah oprávnění kontaktní osoby, aby bylo zřejmé, co může a co nemůže dělat.

Důvod určení kontaktní osoby

• První určení – určujete kontaktní osobu poprvé
• Změna kontaktní osoby – měníte dosavadní kontaktní osobu za novou
• Zrušení určení – zrušujete určení kontaktní osoby (od této chvíle bude komunikace probíhat přímo s daňovým subjektem)

Datum, od kdy má určení platit

• Datum – od jakého data má být kontaktní osoba určena (obvykle od data podání oznámení nebo od konkrétního budoucího data)

Souhlas kontaktní osoby

• Podpis kontaktní osoby – kontaktní osoba musí vyjádřit souhlas s určením tím, že formulář vlastnoručně podepíše
• Důležité – bez souhlasu kontaktní osoby nemůže být určena.

Podpis daňového subjektu

• Datum podání oznámení – den, kdy oznámení podáváte
• Podpis oprávněné osoby – formulář musí být vlastnoručně podepsán statutárním zástupcem daňového subjektu (například jednatelem, ředitelem) nebo samotným daňovým subjektem (u fyzických osob)

Kam formulář podat?

• Finanční úřad příslušný pro daňový subjekt – podle sídla nebo bydliště daňového subjektu

Způsoby podání formuláře

• Osobně – na příslušném finančním úřadě
• Poštou – klasické poštovní odeslání (doporučujeme doporučeně)
• Elektronicky – prostřednictvím datové schránky nebo s elektronickým podpisem (pokud to finanční úřad umožňuje)
• Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.

Lhůty

• Žádná konkrétní lhůta – oznámení lze podat kdykoli
• Doporučení – podejte oznámení včas, pokud chcete, aby kontaktní osoba začala přijímat písemnosti od konkrétního data

Co se stane po podání oznámení?

• Zpracování oznámení – finanční úřad zpracuje oznámení a zaznamená kontaktní osobu do systému
• Změna v evidenci – od data určení bude finanční úřad zasílat písemnosti kontaktní osobě (místo nebo vedle zasílání daňovému subjektu)
• Potvrzení – finanční úřad může vydat potvrzení o určení kontaktní osoby

Výhody určení kontaktní osoby

• Zajištění komunikace – pokud statutární zástupce není trvale dostupný, kontaktní osoba zajistí, že písemnosti budou přijímány včas
• Odborná pomoc – pokud je kontaktní osobou daňový poradce nebo účetní, může poskytovat odbornou pomoc při komunikaci s finančním úřadem
• Flexibilita – daňový subjekt může určit více kontaktních osob pro různé oblasti (například jednu pro DPH, jinou pro daň z příjmů)

Časté chyby při vyplňování formuláře Oznámení o určení kontaktní osoby

• Chybné údaje subjektu – název nebo DIČ daňového subjektu jsou uvedeny neúplně nebo s chybami
• Chybné údaje osoby – identifikační údaje kontaktní osoby, jako jsou jméno, datum narození či adresa, jsou nesprávné
• Absence souhlasu – na dokumentu chybí povinný vlastnoruční podpis kontaktní osoby vyjadřující souhlas
• Nejasný rozsah oprávnění – rozsah kompetencí a oprávnění kontaktní osoby je definován neurčitě nebo nejasně
• Chybějící podpis subjektu – formulář není podepsán daňovým subjektem, respektive jeho statutárním zástupcem
• S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.

Shrnutí

• Kdo – daňový subjekt (firma, fyzická osoba)
• Kdy – kdykoli (při určení kontaktní osoby nebo při její změně)
• Kam – finanční úřad příslušný pro daňový subjekt